T/UNP 396-2024 档案馆电子档案管理系统技术规范

ICS 35.240.20
UNSPSC 43.23.15
CCS A 14
团体标准
T/UNP 396—2024
档案馆电子档案管理系统技术规范
Technical specification for electronic record management system for archive
2024 - 12 - 26 发布2024 - 12 - 26 实施
中国联合国采购促进会 发布

目次
前言.................................................................................. II
引言................................................................................. III
1 范围................................................................................ 1
2 规范性引用文件...................................................................... 1
3 术语、定义和缩略语.................................................................. 1
术语和定义...................................................................... 1
缩略语.......................................................................... 1
4 系统架构............................................................................ 1
5 功能要求............................................................................ 2
电子档案接收.................................................................... 2
电子档案整理.................................................................... 3
电子档案保存.................................................................... 3
电子档案利用.................................................................... 4
电子档案处置.................................................................... 5
统计管理........................................................................ 5
6 数据要求............................................................................ 6
数据格式........................................................................ 6
数据安全........................................................................ 6
数据存储........................................................................ 6
7 安全要求............................................................................ 7
用户安全管理.................................................................... 7
日志管理与审计跟踪.............................................................. 7
入侵防范........................................................................ 7
8 运行与维护.......................................................................... 7
运行管理........................................................................ 7
维护管理........................................................................ 7
9 评价与改进.......................................................................... 8
参考文献............................................................................... 9
T/UNP 396—2024
II
前言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定
起草。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。
本文件由武汉特富科技有限公司提出。
本文件由中国联合国采购促进会归口。
本文件起草单位：武汉特富科技有限公司、武汉瑞然建筑工程有限公司、湖北增辉科技有限公司、
武汉城市迅即安消防设备有限公司、湖北恒立维安消防检测咨询有限公司。
本文件主要起草人：王亮、魏汉闹、何应元、代秀玲、张晨阳。
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III
引言
为助力中国企业参与国际贸易，推动企业高质量发展，中国联合国采购促进会依托联合国采购体系，
制定服务于国际贸易的系列标准，这些标准在国际贸易过程中发挥了越来越重要的作用，对促进贸易效
率提升，减少交易成本和不确定性，确保产品质量与安全，增强消费者信心具有重要的意义。
联合国标准产品与服务分类代码（UNSPSC，United Nations Standard Products and Services Code）
是联合国制定的标准，用于高效、准确地对产品和服务进行分类。在全球国际化采购中发挥着至关重要
的作用，它为采购商和供应商提供了一个共同的语言和平台，促进了全球贸易的高效、有序发展。
围绕UNSPSC进行相关产品、技术和服务团体标准的制定，对助力企业融入国际采购，提升国际竞争
力具有十分重要的作用和意义。
本文件采用UNSPSC分类代码由6位组成，对应原分类中的大类、中类和小类并用小数点分割。
本文件UNSPSC代码为“43.23.15”，由3段组成。其中：第1段为大类，“43”表示“信息技术广播
和电信”，第2段为中类，“23”表示“软件”，第3段为小类，“15”表示“特定于业务功能的软件”。

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1
档案馆电子档案管理系统技术规范
1 范围
本文件规定了档案馆电子档案管理技术规范的系统架构、功能要求、数据要求、安全要求、运行与
维护、评价与改进。
本文件适用于档案馆电子档案管理系统的设计与开发。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，
仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本
文件。
GB/T 22239 信息安全技术网络安全等级保护基本要求
GB/T 33190 电子文件存储与交换格式版式文档
DA/T 70 文书类电子档案检测一般要求
3 术语、定义和缩略语
术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1.1
电子档案electronic archives
具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件及其相关信息的集合。
[来源：DA/T 58—2014，2.2，有修改]
3.1.2
电子档案元数据metadata of electronic archive
描述电子档案内容信息、结构信息和背景信息及其管理过程的数据。
3.1.3
开放版式文档格式open fixed layout document；OFD
独立于软件、硬件、操作系统、输出设备的版式文档格式。
[来源：GB/T 33190—2016，3.2]
3.1.4
电子档案数字对象digital object of electronic archive
符合国家或行业标准的计算机文件格式存储电子档案的内容、结构和相关信息的数字实体。
注：电子档案数字对象通常以开放版式文档格式（OFD），TIFF等格式进行存储。
缩略语
下列缩略语适用于本文件。
AES：高级加密标准（Advanced Encryption Standard）
RSA：RSA加密算法（RSA algorithm）
4 系统架构
系统架构（见图1）包括6层，即应用层、安全层、运维层、支撑层、网络层、硬件层，各层功能定
义如下：
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2
a) 应用层：负责系统的功能模块，包括账套管理、会计期设置、物资编码、操作员设置、状态
提醒以及期初数据设定等要求；
b) 安全层：保障系统的安全性，包括网络安全、云资源安全、运维安全等要求；
c) 运维层：负责系统的日常维护和管理，包括网络运维、系统运维、应急服务等要求；
d) 支撑层：为系统提供技术支持和基础设施，包括数据库管理、服务器配置、软件框架等要求；
e) 网络层：负责系统的网络连接和通信，确保不同设备之间应顺畅地传输数据，包括网络配置
数据传输协议、网络安全等方面的管理；
f) 硬件层：是系统运行的物理基础，包括服务器、存储设备、计算机终端等硬件设备。
图1 档案馆电子档案系统架构图
5 功能要求
电子档案接收
5.1.1 档案接收处理
5.1.1.1 应支持按照批次接收电子档案，生成电子档案接收登记表。
5.1.1.2 宜支持电子档案接收计划的制定、审批、执行，记录过程相关信息。
5.1.1.3 应支持对电子档案接收的传输、检查、处理和信息交互处理。
5.1.1.4 应支持电子档案在线接收和离线接收。
5.1.1.5 应支持电子档案零散接收和批量接收。
5.1.1.6 应支持电子档案元数据与电子档案数字对象的同步接收，维护二者间关联关系。
5.1.2 档案接收检查
5.1.2.1 应支持对拟接收的离线或在线电子档案进行批量上传。
5.1.2.2 应支持对拟接收的电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行质量检查，对不符合要
求电子档案进行标注和退回处理，保证质量检查的内容符合DA/T 70 的规定。
5.1.2.3 宜支持对以OFD 格式文件入库的电子档案进行标准符合性的检查，确保入库的OFD 格式的电
子档案符合GB/T 33190 的规定。
5.1.2.4 应支持记录电子档案接收检查的过程信息，生成质量检查报告，反馈接收检查结果。
5.1.2.5 宜支持对电子档案接收检查结果以图、表形式进行统计和呈现。
5.1.3 档案接收登记
5.1.3.1 应支持对检查合格的电子档案进行批量登记、逐件登记和数量清点与核对。
5.1.3.2 应支持征集的档案与馆藏其他门类档案的融合管理。
5.1.3.3 应支持电子档案入库前的预处理，包括但不限于分类、整理、排序、编目等。
5.1.3.4 应支持在登记过程中对电子档案的数量、内容及元数据进行确认。
5.1.3.5 宜具备对登记成功的电子档案设置为不可修改或删除功能。
5.1.4 档案征集管理
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3
5.1.4.1 宜支持制定、审批和执行档案征集计划，记录征集过程相关信息。
5.1.4.2 应支持对征集的档案进行质量检测、鉴定、分类、编目、赋予唯一标识。
5.1.4.3 应具备对征集档案进行著录、标引、检紧、查阅、统计及授权访问等功能。
5.1.4.4 宜支持对征集档案的出售人、捐赠人及征集档案协议和使用要求等相关信息的管理。
电子档案整理
5.2.1 电子档案组织
5.2.1.1 应具备对拟入库电子档案进行聚合、分类的功能。
5.2.1.2 应具备对电子档案类目结构进行调整、依据不同条件对电子档案进行排序的功能。
5.2.1.3 应支持以卷、件等方式进行电子档案管理。
5.2.2 电子档案编目
5.2.2.1 应支持电子档案目录数据库的自动生成，人工补录档案等。
5.2.2.2 应具备对电子档案目录数据库增删改查的功能。
5.2.2.3 应具备对电子档案目录数据与电子档案关联关系的检查、修正与维护功能。
5.2.2.4 宜具备对控制使用的电子档案的数字对象、元数据及目录数据进行安全处理的功能。
5.2.3 电子档案格式转换
5.2.3.1 应具备电子档案格式转换功能，支持对非规范格式的电子档案转换为规范格式的电子档案，
记录转换后的文件格式、文件大小等信息，并生成格式转换报告。
5.2.3.2 应支持电子档案数据格式的批量转换、零散转换。
5.2.3.3 宜具备对格式转换前后的电子档案内容信息进行自动或人工比对功能，检查格式转换有效性。
5.2.3.4 应具备对电子档案格式转换过程相关信息的生成、维护与管理的功能。
5.2.4 电子档案关联
5.2.4.1 应支持在电子档案数字对象与其目录数据、元数据之间建立关联关系。
5.2.4.2 应支持多个电子档案之间建立关联关系。
5.2.4.3 应支持电子档案之间的关联关系在电子档案移动、修改、处置后自动及时更新。
5.2.4.4 宜建立和维护多个电子档案库之间的映射关系。
5.2.5 电子档案入库
5.2.5.1 应具备将拟入库的电子档案按分库管理要求进行入库处理的功能。
5.2.5.2 宜具备电子档案入库操作的策略配置功能。
5.2.5.3 应具备在电子档案入库后，完成移交接收登记表，反馈移交接收结果，并支持移交接收信息
的浏览、查询和打印的功能。
5.2.5.4 应具备对电子档案入库过程信息的管理和维护功能。
电子档案保存
5.3.1 备份与恢复
5.3.1.1 应具备电子档案备份、恢复策略的配置和维护功能。
5.3.1.2 应具备对电子档案管理系统中的电子档案数字对象、元数据、目录数据、电子档案管理过程
信息等进行备份的功能。
5.3.1.3 宜支持电子档案库的增量备份。
5.3.1.4 应具备使用备份数据进行数据恢复的功能。
5.3.2 电子档案监控
5.3.2.1 应支持对保管期限到期、存储空间不足、电子档案关联关系发生变化等情况，进行自动提示。
5.3.2.2 应支持对电子档案系统异常运行、电子档案非授权访问等状况进行报告。
5.3.2.3 应具备对系统在线用户及其存取访问情况进行监督、管理的功能。
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4
5.3.3 业务过程统计
5.3.3.1 应具备对电子档案管理业务过程信息的综合查询与分类统计的功能，包括但不限于移交接收
检查、登记入库、分类组织、整理编目、格式转换、保存检查、存储保护、检索利用、电子借阅等各业
务过程已经完成和正在处理的电子档案的数量、相关操作人员等信息。
5.3.3.2 应具备对系统管理过程信息进行综合查询与分类统计的功能，包括但不限于系统配置、用户
权限设置、系统备份与维护等系统运行维护相关的信息。
5.3.3.3 应具备对系统自动执行的相关业务活动进行综合查询与分类统计的功能，包括但不限于自动
鉴定与处置、自动预警和提示等业务活动相关的信息。
5.3.3.4 宜具备生成电子档案业务过程数据统计报表的功能，支持按年度、人员、数量、保管期限等
进行对比排列和可视化呈现。
5.3.4 电子档案保存检查
5.3.4.1 应具备电子档案长期保存、库内巡检相关策略配置的功能。
5.3.4.2 应按DA/T 70 的要求，对电子档案进行自动质量检查，并生成检查报告。
5.3.4.3 宜具备对电子档案格式进行管理功能，对格式过时的电子档案进行自动转换、数据迁移，或
以适当形式发警告，支持人工处理。
5.3.5 电子档案保护
5.3.5.1 应具备电子档案访问控制策略配置的功能。
5.3.5.2 应具备电子档案数据库的安全管理和访问控制功能，支持电子档案授权访问，预防非授权访
问篡改、下载和打印。
5.3.5.3 应具备系统运行周期内电子档案的迁移、存储、备份、格式转换等过程中，电子档案不被篡
改或破坏的功能。
5.3.5.4 应具备对电子档案在线浏览、下载阅读等进行访问控制，防止非授权访问、篡改或随意扩散
的功能。
电子档案利用
5.4.1 检索利用
5.4.1.1 应具备电子档案的查询、检索策略配置和权限控制功能。
5.4.1.2 应具备电子档案在线查询、浏览和下载等功能。
5.4.1.3 应支持对电子档案的多种检索方式，包括但不限于分类检索、模糊检索、递进检索、多条件
检索与固定字段检索、目录检索、全文检索、跨门类检索、电子档案元数据检索。
5.4.1.4 应具备对目录检索结果进行排序、输出与打印功能。
5.4.1.5 应具备对电子档案进行阅览、摘录、下载等功能。
5.4.1.6 宜具备对电子档案进行选择性地屏蔽和遮盖的功能。
5.4.1.7 应具备对常用检索条件进行保存的功能。
5.4.1.8 应具备对检索结果进行收藏的功能。
5.4.2 电子借阅
5.4.2.1 应具备电子档案在线借阅的规则、制度的策略配置功能。
5.4.2.2 应具备不同权限的用户进行电子档案的借阅申请、流程审批、访问权限设置等功能，支持授
权用户实现在线借阅电子档案。
5.4.2.3 应具备用户在授权范围内的在线浏览、下载、打印等功能。
5.4.2.4 应具备对电子档案借阅过程信息进行记录、管理和统计的功能。
5.4.2.5 应具备档案借阅情况分析功能。
5.4.2.6 宜具备电子档案推送服务功能。
5.4.2.7 应具备办理档案证明服务的功能。
5.4.2.8 应具备对电子档案原文访问的安全控制功能，包括原文在线浏览控制、原文在线打印控制、
原文下载次数、时间的控制、原文防拷贝、原文防扩散、原文防篡改。
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5
5.4.3 档案编研
5.4.3.1 宜具备对档案编研计划制定、工作流程定制和业务过程管理的功能。
5.4.3.2 应具备选题辅助决策功能，支持根据选题检索或自动推荐编研所需档案资料。
5.4.3.3 应具备辅助撰写功能，支持评述性材料、参考性材料、检索性材料的撰写。
5.4.3.4 应具备编研成果的多次审校功能，记录审校意见、时间和责任人等相关信息。
5.4.3.5 应具备档案编研成果发布和利用功能，支持在线阅览、打印、下载。
5.4.3.6 应具备档案编研专题数据库的建立和管理功能。
5.4.4 利用登记
5.4.4.1 应具备对电子档案利用信息的登记、管理和统计等功能。
5.4.4.2 应支持利用者身份证信息的自动采集。
5.4.4.3 宜集成自然人身份证验证系统，支持利用者身份证的自动识别。
5.4.4.4 宜具备在线查检索、浏览等利用过程信息的自动记录功能。
5.4.4.5 应具备对利用者信息进行管理与维护的功能。
5.4.4.6 宜具备为利用者提供自助查档的功能。
电子档案处置
5.5.1 鉴定与处置功能配置
5.5.1.1 应具备依据电子档案鉴定与处置规则进行策略配置的功能。
5.5.1.2 应具备按类、按件对电子档案定义鉴定与处置行为的功能，包括但不限于价值鉴定、开放鉴
定和销毁等行为。
5.5.1.3 应具备对电子档案的保管期限、处置行为及其触发条件的审查、管理和维护功能。
5.5.1.4 应支持记录鉴定与处置行为的修改、变更和删除等过程信息。
5.5.1.5 宜支持采用OCR、敏感词过滤（标引）、深度学习算法等新技术对电子档案鉴定进行智能辅
助。
5.5.2 鉴定与处置操作
5.5.2.1 应具备对电子档案进行价值鉴定、开放鉴定等功能。
5.5.2.2 应具备对电子档案进行鉴定与处置的自动提醒功能。
5.5.2.3 宜具备电子档案到期续存、销毁、开放等的操作自动处理功能。
5.5.2.4 宜具备对电子档案鉴定与处置的工作计划和任务执行过程进行管理的功能。
5.5.2.5 应具备在鉴定与处置执行过程中对电子档案进行安全保护的功能。
5.5.2.6 应具备记录电子档案鉴定处置业务相关信息、形成鉴定工作报告的功能。
5.5.3 销毁档案管理
5.5.3.1 应具备对电子档案销毁流程定制功能，支持销毁业务的申请、审批与执行功能。
5.5.3.2 应具备对已销毁电子档案的目录信息和销毁处理记录的管理的功能。
5.5.3.3 宜具备将已销毁的电子档案进行临时保存，并定期彻底清除的功能。
统计管理
5.6.1 电子档案统计
5.6.1.1 应支持对电子档案数据库存储容量的分库、分类进行统计。
5.6.1.2 应支持按全宗、类型、存储格式、保管期限等对电子档案数量进行统计。
5.6.1.3 宜支持按电子档案访问控制权限进行数量统计。
5.6.1.4 应支持对电子档案目录数据、元数据分类统计。
5.6.1.5 应支持对电子档案的存储容量、数量等按时间、单位进行统计。
5.6.1.6 应支持对电子档案相关各类统计数据生成报表、进行可视化呈现。
5.6.2 统计报表管理
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6
5.6.2.1 应内置常用的电子档案工作统计的各类报表模版，支持模板的修改与维护。
5.6.2.2 宜支持按输入条件，依据模板生成各类统计报表，包括馆藏电子档案数量的日常统计报表的
分类、分年度、分保管期限、分密级的生成、子档案管理业务过程综合统计报表的生成、档案主管部门
要求的相关统计报表的生成。
5.6.2.3 宜支持常用电子档案工作统计报表模板的可视化定制。
5.6.2.4 应支持对档案工作综合统计报表进行长期保存、查阅、对比分析。
5.6.3 报表生成工具
5.6.3.1 应支持灵活制作电子档案相关各类统计报表。
5.6.3.2 报表工具宜提供图形化的、方便操作的友好界面。
5.6.3.3 报表工具应支持与多种类型数据库管理系统的连接。
5.6.3.4 报表工具应支持与数据库中多个表及其数据项建立映射关系，灵活生成跨数据库表的统计信
息。
5.6.3.5 报表工具宜提供数据正确性检验、自动计算公式。
5.6.3.6 报表工具应支持提供报表模板的定义功能，包括本档案机构使用的月度或年度统计报表模板、
移交上级档案机构的月度或年度统计报表模板、档案机构之间信息交换与共享的报表模板。
5.6.3.7 报表工具应支持提供自定义各类报表的功能，包括简单报表、分组报表、复合报表。
5.6.3.8 报表工具应支持以静态图形（如饼图、柱状图、曲线图等）、列表等方式进行浏览，并支持
在线打印、报表文件下载。
5.6.3.9 报表工具应提供对不同操作人员使用报表模板的权限控制。
5.6.3.10 报表工具宜支持动态图的显示与浏览。
6 数据要求
数据格式
6.1.1 应支持多种类型的电子档案数据管理，包括但不限于文本、图像、音频、视频、数据库文件等
常见格式。系统应能准确识别不同数据类型，并依据其特性进行相应的存储、处理与展示操作。
6.1.2 电子档案数据应优先采用国际或国内通用的标准格式，以确保数据的长期可读性与兼容性。文
本文件宜采用PDF/A、XML 等格式；图像文件宜采用JPEG2000、TIFF 等格式；音频文件宜用WAV、MP3
等标准音频格式；视频文件宜采用MPEG-4、AVI 等格式。
数据安全
6.2.1 电子档案数据在存储与传输过程中应进行加密处理，防止数据被非法窃取、篡改或泄露。应采
用AES、RSA 等先进的加密算法，对敏感数据进行加密存储。在数据传输过程中，通过SSL/TLS 等安全
协议建立加密通道，保障数据在网络传输过程中的机密性与完整性。
6.2.2 系统应具备密钥管理功能，对加密密钥进行安全存储、定期更新，防止密钥泄露导致数据安全
事故。
6.2.3 应建立电子档案数据访问控制机制，根据用户的角色、权限与业务需求，对数据访问进行精细
化管理，不同级别的用户应被授予不同的数据访问权限。
数据存储
6.3.1 系统应采用可靠的存储架构，满足大规模电子档案数据的长期存储需求。存储架构应根据数据
量、性能要求与成本预算等因素选择合适的存储方式，如本地存储、网络存储或云存储等。
6.3.2 对于重要的电子档案数据，应采用冗余存储技术，提高数据存储的可靠性与容错能力，防止因
单个存储设备故障导致数据丢失。
6.3.3 应选择适合长期保存电子档案数据的存储介质，如磁带、光盘、硬盘等。存储介质应具备良好
的物理稳定性、耐久性与数据保存寿命，在规定的环境条件下（如温度、湿度、光照等）长期可靠地保
存数据。
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7 安全要求
用户安全管理
7.1.1 应支持对系统管理员，网络管理员，安全管理员、档案管理员和档案利用者等用户进行管理。
7.1.2 应支持对用户信息进行管理，包括对用户信息进行查看、新增、修改、删除、激活、锁定、分
组、分类等及对多个用户信息的批量操作。
7.1.3 应支持对用户密码强度管理，支持设置、调整用户密码强度策略，对于多次登录验证失败的用
户账号信息支持用户锁定处理。
7.1.4 应支持对组织机构信息进行管理，支持对组织机构信息及其层级进行新增、修改、删除等操作。
7.1.5 宜支持根据职责和岗位的不同功能和数据授权方式创建不同的角色，并支持对角色信息进行查
看、修改、删除等操作。
7.1.6 宜支持用户信息绑定固定IP 地址和MAC 地址。
7.1.7 宜支持对用户身份、系统和设备等进行安全认证。
日志管理与审计跟踪
7.2.1 应对访问本系统的用户进行登记，至少记录用户的基本权限信息和当次访问的时间、IP 地址、
操作命令。
7.2.2 应支持日志自动生成，并实施分类管理。系统日志应包括系统运行日志、用户操作日志、电子
档案处理日志等类别。
7.2.3 宜支持用户行为监控和预警工具，通过邮件、短信等方式告知安全管理员。
7.2.4 应对系统记录的所有日志进行跟踪审计。
7.2.5 宜提供日志的检索、查询功能，支持通过可视化的界面展示日志的检索结果。
7.2.6 应完整记录电子档案关键业务过程、档案管理操作行为和系统非授权访问等过程信息。
7.2.7 宜支持对电子档案关键业务过程记录的审计、跟踪、分析等，并生成问题报告。
入侵防范
入侵防范要求包括：
a) 应符合GB/T 22239—2019 中7.1.4.4 的要求；
b) 应检测、防止或限制对服务端进行入侵的行为，包括但不限于网络扫描、暴力破解、APT 等，
并在发生入侵时告警并阻断。
8 运行与维护
运行管理
8.1.1 应制定系统运行管理制度，建立系统运行监控机制，安排专人负责系统的日常运行维护工作。
8.1.2 系统出现异常情况时，应及时发出报警信息，并采取相应的处理措施。
8.1.3 在业务高峰期（如月末、季末的档案集中接受时段），系统应自动监控服务器的最大连接数和
连接时间，及时发现服务器的负载情况和潜在问题，提前预防因服务器过载导致的系统瘫痪。
8.1.4 监控系统应实时显示服务器的连接数、连接时间、CPU 使用率、内存使用率等关键指标，便于
系统管理人员及时掌握服务器运行状态，采取调整和优化措施，如增加服务器资源、优化服务器配置等，
保障系统稳定运行。
8.1.5 服务器连接数达到一定阈值或连接时间过长时，系统应自动切断无效连接，释放服务器资源。
8.1.6 应根据实际情况调整和优化切断无效连接的策略，防止对正常业务处理造成影响，保障员工正
常办公。
维护管理
8.2.1 定期对信息系统进行维护，包括硬件设备的维护、软件系统的升级、数据库的优化等。
8.2.2 建立故障处理机制，对故障进行分类和分级管理，对故障处理过程进行记录和总结。
8.2.3 对重大故障，应启动应急预案，组织相关人员进行抢修，并及时向上级主管部门报告。
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9 评价与改进
依据第5章～第8章规定的要求，定期开展基于档案馆电子档案管理系统评价，审查不合格项，并有
针对性地采取纠偏措施。
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参考文献
[1] DA/T 58—2014 电子档案管理基本术语