前言
本文件按照 GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。
本文件由国家知识产权局提出。
本文件由全国知识管理标准化技术委员会(SAC/TC 554)归口。
本文件起草单位:中国专利信息中心、北京国专知识产权有限责任公司、中国标准化研究院、中国专利代理(香港)有限公司、中国科学院文献情报中心、中国移动通信有限公司研究院、中规(北京)认证有限公司、中知(北京)认证有限公司、北京理想汽车有限公司、北京金山云网络技术有限公司、北京科技大学。
本文件主要起草人:刘洋、雷静、李佳、王璐、吴玉和、王丹青、白莉、赵亚娟、郭志萍、马圆、徐莉莉、郭振鹏、杨淼、毛昊、李晓国、杨康康。
引言
随着经济发展 技术进步和知识产权工作的深入推进 我国创新主体在专利管理的过程中遇到了一些问题:一是创新主体申请和授权专利增多,专利缴费规模增大,专利费用管理的难度随之增加;二是创新主体的专利管理人员在与专利行政部门或专利服务机构等多方沟通协同的过程中,因国内与海外不同阶段存在管理差异,专利费用在数据交接、期限监控及缴纳等管理流程上隐患突出;三是创新主体在专利费用管理实践中,因对费用期限监控不及时,错缴、漏缴导致专利费用管理不善的现象屡屡发生,除不必要的费用支出外,还会导致权利丧失等严重后果,造成难以估量的经济损失。国内外专利相关法律法规对专利费用缴纳的种类、时限和错缴、漏缴费用将会造成的后果进行了明确规定,但现行的各类知识产权管理标准均未对创新主体如何开展专利费用管理工作进行规范,并且各类创新主体规模不同、费用管理经验不同,当前缺乏成熟可借鉴的专利费用管理模式对专利费用管理全流程进行合理规划并规范各个环节的运作,因此需要研制一套适用于各类创新主体的通用标准来规范创新主体的专利费用管理工作,解决创新主体在专利费用管理方面的难题本文件在编制过程中考虑了创新主体专利费用管理过程中的实际需求和问题,从专利费用管理决策、管理流程、风险防控、基础保障、费用托管、检查和改进专利费用管理等方面,为创新主体专利费用管理工作提出明确的规则,旨在规范创新主体专利费用管理流程,提升创新主体的专利管理水平,让创新成果得到有效维护,支持和推动法律法规政策目标的实现
1 范围
本文件界定了专利费用管理相关术语和定义,规定了创新主体专利费用管理决策、管理流程、风险防控、基础保障、费用托管、检查和改进专利费用管理方面的要求,并描述了对应的证实方法。
本文件适用于各类创新主体开展国内和海外专利费用的管理工作。
注1:创新主体主要包括专利申请人和权利人,如企业、高校和科研院所等。
注2:国内专利指的是向国家知识产权专利管理部门提交申请的专利。
注3:海外专利指的是专利合作条约(PCT)国际申请、海牙外观设计国际申请,或向国家知识产权专利管理部门以外的专利行政部门提交申请的专利。
注4:专利费用指的是各国家、地区或组织专利行政部门规定的申请专利、维持专利权和办理其他手续时应当缴纳的费用,不包括专利代理服务或创新奖励等费用。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。
GB/T 21374 知识产权文献与信息 基本词汇
3 术语和定义
GB/T 21374界定的术语和定义适用于本文件。
4 管理决策
4.1 概述
创新主体专利费用管理决策通常包括专利费用管理人员和专利费用流程人员在专利申请阶段和专利维持阶段编制专利费用预算,在专利申请和维护的过程中作出缴费决定,以及对预算执行和指标完成情况进行总结等。
注1:专利费用管理人员指的是创新主体中负责控制专利费用并作出缴费决定的人员,包括但不限于科技部门、法务部门、知识产权部门、专利管理部门或项目管理部门的相关职能人员。
注2:专利费用流程人员指的是创新主体中负责执行专利费用预算、管理缴费流程并作出缴费行为的人员,包括但不限于专利管理部门、专利流程部门、法务部门或缴费处理部门的相关职能人员
注3:专利申请阶段指的是提交专利申请、专利审查至授权办理登记的阶段。
注4:专利维持阶段指的是专利授权后至失效前的阶段。
4.2 年度预算
4.2.1 编制要求
4.2.1.1 创新主体专利费用年度预算应以年度(含财年)为周期,并可根据实际执行情况及后期计划进行调整。
4.2.1.2 创新主体专利费用预算由专利费用管理人员和专利费用流程人员共同负责。专利费用流程人员负责计算专利费用支出并提出费用预算,专利费用管理人员负责对专利费用预算支出进行审核确定。如有专利运营、交易、诉讼等项目类费用,应另行统计及确认
4.2.2 预算内容
4.2.2.1 预算内容构成
创新主体专利费用年度预算编制内容应包括专利申请阶段费用预算和专利维持阶段费用预算。
4.2.2.2 专利申请阶段费用预算
专利费用流程人员根据专利申请数量、类型,依据申请国家、地区或组织专利收费标准,计算专利申请阶段费用。
海外专利申请阶段费用预算应包含 PCT 国际申请国际阶段/进入各国家、地区或组织专利申请阶段,以及海牙外观设计国际申请阶段的费用。在制定海外专利申请阶段费用预算时,专利费用流程人员应按照申请国家、地区或组织专利费用上涨的惯例,并根据专利申请数量、类型,计算一定比例的专利费用上涨预算。
4.2.2.3 专利维持阶段费用预算
专利费用流程人员根据授权专利数量、类型及维持年限,依据维持国家、地区或组织专利收费标准,计算专利维持阶段费用。在制定海外专利维持阶段费用预算时,专利费用流程人员应按照维持国家、地区或组织专利费用上涨的惯例,并根据授权专利数量、类型及维持年限,计算一定比例的专利费用上涨预算。
4.2.3 预算执行
专利费用流程人员应确保专利费用的列支和报销合理、合法、合规,并准确记录,定期提交预算执行报告。
4.2.4 预算调整
如遇特殊情况需要调整预算,应由专利费用管理人员提供必要性分析及报告,报负责预算管理的部门审核后根据各创新主体内部财务管理制度及审核规范进行预算调整可触发预算调整的情形包括但不限于:
a) 实际支出与预算发生显著偏差,且偏差超出原预算额度一定比例或金额阈值;
b) 缴费目标国家、地区或组织官方费用标准发生政策性调整,导致原预算无法覆盖后续费用;
c) 新增或取消重要专利申请的维持、恢复、无效等程序,致使费用结构发生变化;
d) 因技术、市场或法律环境变化,需要对专利组合进行战略性调整(如提前放弃、加快授权、进入PCT 国家阶段等),从而改变缴费计划或范围;
e) 其他经专利费用管理人员评估认为对年度预算执行产生重大影响的情形。
4.3 缴费决定
按照如下流程及要求在专利申请阶段和维持阶段作出缴费决定;
a) 专利申请阶段:专利费用管理人员根据专利布局情况、专利申请计划或专利申请进程等进行判断,并作出缴费决定;
b) 专利维持阶段:专利费用管理人员在每个专利年度缴费前对专利的法律价值、技术价值、经济价值及维护成本等进行综合评估,并作出缴费决定。
注:缴费决定是在专利缴费前作出的是否缴纳及如何缴纳专利费用的决定
4.4 年度决算
4.4.1 专利费用流程人员应对年度申请及授权的专利信息和缴费相关数据进行汇总整理。
4.4.2 专利费用管理人员应对年度专利费用总体支出情况进行计算,形成决算统计及其材料
4.4.3 专利费用管理人员应将实际完成数据与预算数据进行核对分析,对预算指标完成情况进行管控。
4.4.4 专利费用管理人员可根据预算实际执行情况,对年度预算不足的费用项目在下一年度增加预算予以补足。对于特殊项目类费用,进行专项汇报和支出统计
5 管理流程
5.1 概述
创新主体专利费用管理是在专利费用筹划的基础上,对国内专利费用和海外专利费用进行管理。专利费用管理流程通常包括建立专利申请案卷、专利申请阶段费用管理和专利维持阶段费用管理等阶段。图1给出了专利费用管理流程。
5.2 专利费用筹划
创新主体宜对专利申请阶段和专利维持阶段的费用进行筹划,以降低总体管理成本。专利费用筹划考虑的相关因素见附录 A。
5.3 国内费用管理流程
5.3.1 建立专利申请案卷
专利费用流程人员应建立专利申请案卷,跟踪记录专利申请案件法律状态及各流程缴费信息,并根据案件进程进行更新。专利申请案卷应记录专利缴费相关数据,包括但不限于申请号(专利号)、申请日、费用种类、缴费金额和缴费期限
5.3.2 申请阶段费用管理
5.3.2.1 专利费用流程人员应按照专利行政部门发送的缴费通知书缴纳申请费用,包括但不限于申请费、申请附加费、公布印刷费、优先权要求费等;对于 PCT 进入中国国家阶段申请,应在提交申请的同时缴纳申请费用。
5.3.2.2 专利费用流程人员应按照缴费决定,在规定期限内提交实质审查请求并缴纳实质审查请求费。如果专利申请被驳回,专利费用流程人员可按照专利费用管理人员作出的决定,提出复审请求并缴纳复审费。
5.3.2.3 专利费用流程人员可按照缴费决定,在审查流程中缴纳相关手续费用,包括但不限于恢复权利请求费、延长期限请求费、著录项目变更费等。
5.3.2.4 专利费用流程人员应按照缴费决定,依据办理登记手续通知书缴纳授权当年年费。
5.3.2.5 专利费用流程人员宜关注专利行政部门发布的费用减缴相关规定,应依规进行相应的费用减缴请求申报。
5.3.2.6 专利费用流程人员应按照公司内部决定,就特别程序的执行缴纳相关费用,包括但不限于专利权期限补偿请求费等。
5.3.2.7 专利申请案件缴费后,专利费用流程人员应依据缴费凭证进行财务核销或结算。
5.3.2.8 专利费用流程人员应对费用相关票据凭证及文件进行审核归档。
5.3.2.9 专利费用流程人员应依据缴费记录定期核对专利申请案件缴费情况。
5.3.3 维持阶段费用管理
5.3.3.1 专利费用流程人员应建立并维护授权后专利案卷,及时更新授权专利状态。授权后专利案卷应记录专利缴费相关数据,包括但不限于申请号(专利号)、申请日、费用种类、专利年度、缴费金额和缴费期限。
5.3.3.2 专利费用流程人员应对缴费相关数据进行查询,确定申请日、费用种类、专利年度、缴费金额和缴费期限。官方查询途径包括但不限于通过中国及多国专利审查信息查询网站查询或国家知识产权管理部门专利缴费咨询电话查询
5.3.3.3 专利费用流程人员应依据缴费到期日对专利缴费期限进行监控。缴费到期日包括法定或指定的缴费期限届满日、免滞纳金期到期日或滞纳金期各阶段到期日等。
5.3.3.4 专利费用管理人员应作出缴费或不缴费的决定。
5.3.3.5 专利费用流程人员根据缴费决定,按照专利费用(含项目经费)请款、审批及报销流程,对专利费用进行预支。
5.3.3.6 专利费用流程人员应在缴费到期日前为需要维持的专利缴纳专利年费。
5.3.3.7 专利缴费后,专利费用流程人员应依据缴费凭证进行财务核销或结算。
5.3.3.8 专利费用流程人员应对缴费流程进行复核,并定期核查专利缴费后法律状态,确保其法律状态为专利权维持。
5.3.3.9 专利费用流程人员应对费用相关票据凭证及文件进行审核归档。
5.3.3.10 专利费用流程人员应依据缴费记录定期核对专利案件缴费情况。
5.4 海外费用管理流程
5.4.1 建立专利申请案卷
专利费用流程人员建立海外专利申请案卷应符合5.3.1的要求。
5.4.2 申请阶段费用管理
5.4.2.1 海外专利申请阶段费用管理应按照5.3.2的流程及要求开展,同时专利费用流程人员还应满足下列要求:
a) 对海外缴费目标国家、地区或组织的专利行政部门海外缴费规则进行定期更新;
b) 缴费前与海外缴费目标国家、地区或组织的专利行政部门签订汇款协议,并按外汇监管部门税务机关和银行相关要求进行前期备案;
c) 按照国家向境外汇款相关法律法规,提前向海外缴费目标国家、地区或组织的专利行政部门的账户完成购汇及跨境汇款;
d) 按照海外缴费目标国家、地区或组织的专利行政部门的规定完成专利费用缴纳。
5.4.2.2 部分海外专利申请阶段费用还包含按缴费目标国家、地区或组织的专利行政部门要求缴纳的维持费用。
5.4.3 维持阶段费用管理
5.4.3.1 海外专利维持阶段费用管理应按照5.3.3的流程及要求开展,同时专利费用流程人员还应满足下列要求:
a) 对海外缴费目标国家、地区或组织海外缴费规则进行定期更新;
b) 缴费前与海外缴费目标国家、地区或组织签订汇款协议,并按外汇监管部门、税务机关和银行相关要求进行前期备案;
c) 按照国家向境外汇款相关法律法规,提前向海外缴费目标国家、地区或组织的账户完成购汇及跨境汇款。
5.4.3.2 部分海外目标国家、地区或组织缴费还应满足下列要求:
a) 从指定的缴费起始年度开始缴纳,或在指定年度缴纳一年或若干年专利年费;
b) 以申请日、授权日或在先申请的申请日等作为基准日计算专利保护期,以申请日、国际申请日、分案申请日、指定专利提交日、授权日或国际公布日作为基准日计算授权后专利年费的缴费到期日;
c) 在缴费到期日前开放的窗口期内进行缴纳;
d) 按照权利要求数量缴纳扣除免收项数后相应的权利要求年费,或缴纳指定比例的官方税金;
e) 在固定期限的免滞纳金宽限期或无免滞纳金宽限期内完成缴费;
f) 对于专利年费逾期的情况,在指定期限内补缴年费、缴纳滞纳金或恢复费;
g) 根据专利权人实体类型、官方开放许可声明或特定缴费途径等情况提交费用减缴请求;
h) 按要求应委托申请时的原专利代理机构缴纳专利费用的,在缴费时提交授权委托书或上次缴费收据;
i) 每年度缴纳专利维持费用时,提交上一年度专利商业实施声明表;
j) 根据提出实质审查申请的情况及时间采用对应的费用标准;
k) 根据专利法律法规及实施细则调整后生效的时间点,采用对应的费用标准;
l) 涉及外观设计专利维持费用的,按照设计个数缴纳封顶线下的对应费用;
m) 官方免收维持费用时,按要求提交下一年度专利权维持请求。
6 风险防控
6.1 风险识别
专利费用管理人员应识别可能影响专利费用管理的风险因素。常见风险包括但不限于下列内容:
a) 逾期缴费风险:未能按时缴纳官方专利费用,可能导致产生额外费用或专利权失效;
b) 费用错缴风险:费用计算错误或理解偏差,可能导致多缴或少缴专利费用;
c) 政策变化风险:费用标准、缴纳方式及要求发生变化,未及时跟进可能导致缴费失误;
d) 流程管理风险:流程管理不规范、职责不清、人员培训不足等,可能导致管理失误;
e) 预算超支风险:专利费用实际支出超出预算,影响专利维护策略的状况;
f) 资金浪费风险:对技术更新快、市场价值低的专利,若持续缴纳高额费用,会造成资源浪费;
g) 系统故障风险:系统故障或数据更新故障,造成时间或信息差,导致缴费失误。
6.2 风险评价
6.2.1 创新主体应对预算编制与执行过程中的潜在风险进行评价,对预算编制错误、费用计算错误导致的预算异常、超支或资金缺口等情形进行估算。
6.2.2 专利费用管理人员应对专利费用管理流程及其环节进行风险评价,对缴费失误可能导致的损失进行估算。
6.2.3 创新主体应进行数据校验评价,避免内部管理系统与专利行政部门的官方数据信息更新存在时间差,可能导致错过费用缴纳期限。
6.2.4 创新主体应定期客观、合理地评价外部合作伙伴的资质和服务水平,必要时了解人员稳定性等情况,确保其能提供高质量的服务。
6.2.5 创新主体应对发生转让、许可、无效宣告程序的专利,进行定期评价,及时调整费用计算基数,避免费用错缴、漏缴。
6.3 风险应对
6.3.1 专利费用管理人员应注意因预算或项目资金不足、款项审批流程延误而影响专利维护的情况,必要时可设立储备金以应对专利费用管理过程中不可预见的风险和突发费用
6.3.2 专利费用流程人员应及时发现专利监控和缴费过程中发生的失误。失误主要包括错过缴费期限和错缴费用。
6.3.3 专利费用管理人员应在可控期限内及时作出补救决定,减少专利费用的非必要支出及其他经济损失。可控期限包括专利费用的滞纳金期及恢复期等。补救决定包括补缴相关费用、申请办理退费及变更缴费信息等,具体情况如下所述。
如果错过缴费期限,已产生滞纳金的,应在滞纳金变化前补缴相关费用及滞纳金。
如果因缴费金额不足导致错缴费用的,应在规定的缴费期限内补缴相关费用;如果因缴费金额超出应缴费用、产生剩余费用的,可在规定的期限内申请办理退费;缴费信息有误的,应在规定的期限内提交变更缴费信息申请。
6.3.4 建立保险机制。专利费用管理人员应预测专利费用管理过程中潜在的风险及发生概率,宜制定风险防控方案,可选择相应的保险产品,降低费用管理风险。
6.3.5 建立沟通机制,包括与专利行政部门及服务机构的快速沟通机制,确保在工作交接或紧急情况下能迅速联系到相关人员,保持信息畅通。
6.4 风险监控
6.4.1 定期检查。专利费用流程人员应对专利法律状态变化、著录项目变更情况进行数据监控,并且对专利缴费的准确性和完成度进行定期检查,确保在支付截止日期前及时通知相关人员
6.4.2 定期评估。创新主体应对专利资产进行价值评估,定期评估专利价值、市场前景、竞争情况、侵权诉讼风险等因素,合理规划经费投入分配,避免错误放弃或维持某些专利,确保专利资产价值的有效运营管理。
6.4.3 定期沟通。创新主体应定期与费用管理服务机构沟通,了解管理人员是否发生变更,了解当年已缴费、应缴费、预缴费等情况,通过定期沟通机制,动态掌握服务机构的管理情况,提升服务机构管理能力和服务质量,降低人员变更造成的专利流程管理风险
7 基础保障
7.1 通则
创新主体宜结合自身发展阶段、资源禀赋及风险承受能力,对制度文件、管理保障、人力资源和信息资源等要素进行统筹配置。在满足合规性、可追溯性与风险可控的前提下,可对相关流程、岗位设置或资源配置作适度优化,优化结果应能以等效方式保障专利费用管理目标的实现,并留存相应记录以供评估。
7.2 制度文件
7.2.1 创新主体应制定专利费用管理制度。专利费用管理制度宜包括专利费用管理工作人员职责、专利费用管理规定、专利费用管理制度的运用、专利费用管理工作考核等内容。
7.2.2 创新主体应制定专利费用管理流程或操作规范。专利费用管理流程或规范宜包括专利费用预算、评估、审批、决策、监控、缴费等具体流程步骤及工作要求。
7.3 管理保障
7.3.1 创新主体应配备专业的专职或兼职工作人员,或委托专业的服务机构代为管理,开展下列工作:
a) 专利费用评估和预算,作出缴费决定,并对专利费用管理工作进行指导、协调和检查;
b) 执行专利费用预算、专利流程管理及专利费用缴纳;
c) 专利费用支付、审核、结算、账目稽核;
d) 统筹与其他管理机构相关的专利费用管理工作。
7.3.2 创新主体其他部门负责落实与本部门相关的专利费用工作。
7.4 人力资源
7.4.1 创新主体应基于适当的教育、培训、技能和经验等,确保人员能胜任专利费用管理工作。
7.4.2 创新主体应定期组织培训,包括专利法律法规、政策制度、费用支付流程、风险管理、战略资产管理等,提高创新主体的风险防控能力和管理能力,提升专利费用管理人员的专业技能和专业素质
7.5 信息资源
7.5.1 创新主体应建立专利费用信息库,储存记录专利基本信息及费用相关数据信息。费用信息可包括费用种类、费用年度、费用期限、费用金额及费用状态等
7.5.2 创新主体宜建立专利管理系统。专利管理系统可具备费用数据记录、校验、计算、监控、检索、交互、统计分析等功能。
7.5.3 创新主体应适时引入信息化手段,充分利用大数据分析等技术,提升专利费用管理的效率和安全性。
8 费用托管
8.1 概述
创新主体可根据自身需求,将部分/全部专利/专利申请的部分阶段或全部阶段的费用管理工作委托专业服务机构管理。通常,专利保有量大、分支机构多、涉及国别多、申请阶段委托多家专利代理机构的创新主体适合委托专业服务机构管理。一般,专利费用管理人员负责选择专业服务机构,专利费用流程人员负责委托和管理。
8.2 选择服务机构
创新主体选择专业服务机构时,可综合考虑如下两方面因素:
创新主体自身的专利管理能力、专利保有量、专利维护成本,以及专利各阶段费用管理需求;专业服务机构的规模、信誉、专利维护数量和质量、服务价格、人员对接能力及工作效率、增值服务等。
8.3 委托服务机构
8.3.1 委托内容
创新主体若在专利申请阶段委托专业服务机构,宜将专利申请阶段费用管理和专利授权后的维持费用进行整体委托。
创新主体若在专利维持阶段委托专业服务机构,宜在缴纳办登费用领取专利证书后,对授权后专利年费维护进行委托。
8.3.2 委托合同
创新主体委托业务一般应签署委托合同,合同中应明确委托方与被委托方、委托时间、委托专利范围、委托事项、数据交接、服务标准、服务内容、服务费用、账户信息及付款方式、服务期限、联系人、双方权利和义务、合同变更和解除、保密、违约责任、合同生效等。在无特别约定的情况下,合同当事各方最后一方的合同签署日视为委托业务生效日
8.3.3 数据交接
8.3.3.1 交接基本要求
创新主体与专业服务机构签订委托协议后,在双方约定的交接时限内,专利费用流程人员应与专业服务机构进行对接并交接缴费相关数据
8.3.3.2 国内费用数据交接
创新主体国内专利费用管理数据交接内容应包括缴费必要信息,具体为申请号(专利号)、申请日、费用种类、缴费金额、缴费票据抬头、专利年度、费用减缴年度及减缴比例。
此外,为满足管理需求还可交接其他信息或文件,包括但不限于日期相关信息(授权公告日、缴费到期日)、权利人信息(申请人名称、专利权人名称)、发明名称、专利类型、法律状态、专利代理机构名称及费用相关信息等。
8.3.3.3 海外费用数据交接
创新主体海外专利费用管理数据交接内容应包括缴费必要信息,具体为缴费目标国家、地区或组织及其申请号(专利号)、授权号、申请日、授权日、专利类型、费用种类、专利年度、缴费到期日及费用减缓信息。
部分目标国家、地区或组织的海外专利费用管理数据交接内容还应包括特定信息和文件。特定信息包括但不限于日期相关信息(国际申请日、国际公布日、分案申请日、在先申请的申请日、实质审查请求提出日)、权利要求信息(权利要求项数、独立权利要求项数)、专利号、实体类型、海外专利代理机构名称等。文件包括但不限于海外专利代理委托书、专利商业实施声明表、最近一次缴费官方凭证等此外,为满足管理需求还可交接其他信息,包括但不限于在先申请的申请号、国际申请号、权利人信息(申请人名称、专利权人名称)、发明名称、法律状态等。
8.3.3.4 费用数据交接复核
创新主体向专业服务机构进行专利费用管理数据交接后,应要求和督促专业服务机构对进入其管理系统的数据进行复核,避免因数据交接问题产生缴费失误风险。
8.3.3.5 更换服务机构时的数据交接要求
创新主体更换服务机构,既包括国内专业服务机构的更换,也包括直接或间接委托国外专业服务机构的更换。
专利费用管理人员作出更换国内专业服务机构的决定,专利费用流程人员负责要求和督促原专业服务机构准确、及时地将专利费用管理数据交接至新委托的专业服务机构,并应及时要求和督促新委托的专业服务机构对进入其管理系统的数据进行复核,避免因数据交接问题产生缴费失误风险对于直接委托的国外专业服务机构,由专利费用管理人员作出更换国外专业服务机构的决定,专利费用流程人员负责要求和督促原专业服务机构准确、及时地将专利费用管理数据交接至新委托的专业服务机构,并应及时要求和督促新委托的专业服务机构对进入其管理系统的数据进行复核,避免因数据交接问题产生缴费失误风险
对于通过国内专业服务机构间接委托的国外专业服务机构,可由专利费用管理人员直接作出更换国外专业服务机构的决定,亦可由国内专业服务机构书面报请专利费用管理人员同意后,作出更换国外专业服务机构的决定。专利费用流程人员负责要求和督促国内专业服务机构确保原国外专业服务机构准确、及时地将专利费用管理数据交接至新委托的国外专业服务机构,避免因数据交接问题产生缴费失误风险。
8.3.4 协同管理
专利费用流程人员应与专业服务机构配合完成创新主体的专利费用管理工作,包括但不限于专利费用数据查询、缴费期限监控、缴费提醒、缴费确认、费用缴纳、票据处理等,还可包括专利费用筹划、专利维持放弃评估等。
9 检查和改进
9.1 检查监督
创新主体应定期开展检查监督,确保专利费用管理活动的有效性。
9.2 持续改进
创新主体应对照知识产权管理目标,制定和落实改进措施:
a) 对专利费用管理中出现的不符合项,采取纠正措施;
b) 定期对专利费用管理要求的适宜性、充分性和有效性进行评审。
10 证实方法
创新主体可通过以下方式证实其专利费用管理活动符合本文件的要求:
a) 查阅专利费用管理制度文件、预算与决算报告、缴费决定记录及审批单据;
b) 检查专利案卷信息、费用监控记录、缴费凭证及财务核销材料;
c) 观察专利管理系统运行情况及费用数据更新维护过程;
d) 访谈专利费用管理人员及流程人员,确认职责分工与操作流程;
e) 抽查国内及海外专利的缴费记录,核对费用种类、金额、期限的合规性;
f) 查阅风险识别、评价、应对及监控的相关记录;
g) 检查与专业服务机构的委托合同、数据交接记录及协同管理记录;
h) 查阅检查监督报告及持续改进的纠正措施记录。
以上证实方法可根据创新主体的规模、管理方式和业务特点灵活选用。
附 录 A (资料性)
专利费用筹划考虑因素
创新主体专利费用筹划考虑的因素包括如下几个方面。
a) 评估专利价值。申请前对创新成果的市场前景、技术价值进行评估,选择合适的专利类型提交专利申请。
b) 规划申请时机。根据技术研究开发计划和市场策略,合理安排专利申请的时间。
c) 规划专利布局。根据市场策略,合理规划国内外专利布局,选择目标市场所在的国家、地区或组织进行专利的申请和维护
d) 利用费用政策。关注目标国家、地区或组织对创新主体的各种费用减免、延期政策及优惠措施,制定申请及缴费策略。
e) 利用费用变化。关注目标国家、地区或组织关于专利费用调整的通知或公告,根据官方费用标准变化的情况,作出提前或延后缴费的决定。
f) 专利余费使用。记录专利缴费信息,包括缴费日期、金额、支付方式等,定期查询费用缴纳及使用情况,按照缴费目标国家、地区或组织的相关规定,利用费用转换或余额抵扣的方式缴纳专利费用。
g) 跨年费用调整。根据专利费用年度预算及实际支出情况,分析偏差原因,如费用标准变化、项目延期、新增专利申请等,调整缴费周期或费用支付的时间节点。
h) 专利组合管理。构建专利组合,对相关专利进行统一管理,降低整体管理成本。
i) 专利分级分类。定期对专利资产进行盘点,在对专利价值进行整体和动态评估的基础上,对专利进行分级分类,根据级别作出维持或放弃缴纳年费的决定。
j) 费用监控审计。定期对专利费用进行监控和审计,确保费用的合理性和必要性。
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