湖北省地方标准

DB42/T 2423—2025

不动产登记 档案管理规范

Management standard of real estate registration archives

2025 - 08 - 20 发布 2025 - 10 - 20 实施

湖北省市场监督管理局 发布

目次

前言 ................................................................................ III

引言 .................................................................................. V

1 范围 ................................................................................ 1

2 规范性引用文件 ...................................................................... 1

3 术语和定义 .......................................................................... 1

4 档案分类、归档范围及保管期限 ........................................................ 3

档案分类 ........................................................................ 3

归档范围 ........................................................................ 3

保管期限 ........................................................................ 3

5 纸质资料收集和归档 .................................................................. 4

........................................................................ 4

资料移交 ........................................................................ 4

资料归档 ........................................................................ 4

归档验收 ........................................................................ 4

6 纸质档案整理 ........................................................................ 4

整理项目 ........................................................................ 4

立卷原则 ........................................................................ 4

卷内材料排列 .................................................................... 4

档号编写 ........................................................................ 5

档案页号编写 .................................................................... 5

档案目录填写 .................................................................... 6

档案修整 ........................................................................ 6

备考表填写 ...................................................................... 6

案卷封面、档案盒的填写 .......................................................... 6

档案装订、装盒 ................................................................. 7

入库排列 ....................................................................... 7

7 纸质档案保管 ........................................................................ 7

档案库房建设 .................................................................... 7

档案防护 ........................................................................ 8

档案出入库 ...................................................................... 9

8 电子档案管理 ........................................................................ 9

...................................................................... 9

电子文件收集和归档 .............................................................. 9

电子文件归档格式 ............................................................... 10

电子档案编目 ................................................................... 11

电子档案保管 ................................................................... 11

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II

电子档案备份 .................................................................... 11

电子档案转换与迁移 .............................................................. 12

9 档案利用 ............................................................................ 12

一般规定 ........................................................................ 12

档案查询 ........................................................................ 12

10 档案鉴定与销毁 ..................................................................... 13

档案鉴定 ....................................................................... 13

档案销毁 ....................................................................... 13

11 标准实施与评价 ..................................................................... 14

实施方法 ....................................................................... 14

实施范围 ....................................................................... 14

条件要求 ....................................................................... 14

实施落实情况 ................................................................... 14

实施评价分析 ................................................................... 15

意见反馈 ....................................................................... 15

附录A (资料性) 不动产登记档案分类表 ................................................ 16

附录B (规范性) 档案交接文据(移交)样表............................................. 17

附录C (规范性) 档案盒样式 .......................................................... 18

附录D (规范性) 档案鉴定工作表 ...................................................... 20

附录E (规范性) 档案销毁清册样表 .................................................... 21

附录F (资料性) 湖北省地方标准实施信息及意见反馈表 ................................... 23

参考文献 .............................................................................. 24

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III

前言

本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定

起草。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

本文件由武汉市不动产登记中心提出。

本文件由湖北省自然资源厅归口。

本文件起草单位：武汉市不动产登记中心、武汉大学、湖北省地理国情监测中心(湖北省自然资源

厅不动产登记中心)、湖北省标准化与质量研究院、武汉市自然资源和规划信息中心。

本文件主要起草人：张雅杰、祝健、洪亮、周繁、米圆圆、吕琍、何丽华、刘丹、梅凤雷、魏鹏、

梁鹏、欧阳汉峰、刘力、丁玲、姜楠、黄茜、李婳婧、陈德长、陈莹莹、雷雪、高梅、罗明俊、曾婷、

杨钧雅、李昊轩、付白杨、余威、罗毅、赵睿、夏宇田、肖本绪、黎晗。

本文件实施应用中的疑问， 可咨询湖北省自然资源厅， 联系电话:027-86656061 ， 邮

箱:1556154372@qq.com;对本文件的有关修改意见建议请反馈至武汉市不动产登记中心，联系电话:027-

82863876，邮箱:747469742@qq.com。

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V

引言

不动产登记档案管理是不动产登记有序运行的重要环节和基础，规范不动产登记档案管理直接关

系到不动产登记工作的延续性、登记资料的完备性和档案服务的高效性。

为提高湖北省不动产登记档案管理水平，促进不动产登记档案管理的规范化、标准化、信息化，有

效保护和利用不动产登记档案，根据国家有关法律法规和标准，以档案全生命周期理论和档案“三合一”

管理制度为基础，制定本文件。

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1

不动产登记档案管理规范

1 范围

本文件规定了不动产登记档案的分类、归档范围与保管期限、收集、整理、保管与移交、电子档案

管理、档案利用、档案鉴定与销毁。

本文件适用于不动产登记档案的收集、整理、保管、利用等工作。

2 规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本

文件。

GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范

DA/T 1-2000 档案工作基本术语

DA/T 13-2022 档号编制规则

DA/T 18-2022 档案著录规则

DA/T 22 归档文件整理规则

DA/T 25 档案修裱技术规范

DA/T 31 纸质档案数字化规范

DA/T 45 档案馆高压细水雾灭火系统技术规范

DA/T 78 录音录像档案管理规范

DA/T 92 电子档案单套制管理一般要求

DA/T 93 电子档案移交接收操作规程

JGJ 25 档案馆建筑设计规范

ISO 13008-2012 数字档案转换和迁移过程

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

不动产登记簿 real estate register

指记载不动产的自然状况、权属状况、涉及不动产权利限制和提示等有关事项的簿册，是不动产物

权归属和内容的根据，由不动产登记机构保管。

不动产登记资料 real estate registration materials

指不动产登记过程中形成的具有保存价值的、未经整理的登记资料，包括：不动产登记簿等不动产

登记结果和不动产登记原始资料。

不动产登记电子文件 real estate electronic documents

不动产登记部门在履行其法定职责或处理事务过程中,通过计算机等电子设备形成、办

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理、传输和存储的数字格式的不动产登记信息记录。

[来源：DA/T 92-2022,3.1，有修改]

不动产登记档案 real estate registration archives

在登记工作中形成并经过整理归档的，具有凭证、查考和保存价值，反映不动产登记申请、审核过

程和登记结果的不同形式的纸质不动产登记资料和不动产登记电子文件。

不动产登记归档信息包 real estate registration archiving submission information package

不动产登记部门在归档时按照档案管理要求对不动产登记事项电子文件及相关信息进行组织并提

交的信息包。

文件整理 arranging

按照档案管理规则对文件进行组卷、分类、排列、编号、编目、著录等，使之有序化的过程。

[来源：DA/T 22-2015,3.2,有修改]

文件归档 archiving

不动产登记完成后，资料形成部门将不动产登记资料按档案管理规则整理后交不动产登记档案管

理机构保存的过程。

[来源：DA/T 1-2000,3.1,有修改]

案卷 file

办理一件不动产登记业务所形成的不动产登记资料组合成的档案保管单位。

[来源：DA/T 1-2000,5.9,有修改]

立卷 filing

将不动产登记资料按形成规律和有机联系组成案卷的过程。

[来源：DA/T 1-2000,5.10，有修改]

著录 description

为检索和管理不动产登记档案资源，对不动产登记档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选

择、组织和记录的过程。

[来源：DA/T 18-2022,3.1]

条目 entry

反映不动产登记档案案卷内容与形式特征的著录项目的组合。

[来源：DA/T 1-2000,6.4,有修改]

编目 cataloging

按照一定的规则进行不动产登记档案著录并将条目组织成目录的过程。

[来源：DA/T 1-2000,6.2]

卷内备考表 file note

不动产登记档案卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。

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[来源：DA/T 1-2000，5.11]

档号 reference code

以字符形式赋予档案的一组唯一代码，用于反映、固定和识别档案排列顺序。

[来源：DA/T 13-2022，3.2]

全宗号 fonds number

档案所属全宗的代码。

[来源：DA/T 13-2022，3.3]

档案门类代码 archival category code

档案所属门类的代码。

[来源：DA/T 13-2022，3.5]

类别号 series number

按照分类方案赋予全宗内各层级不动产登记档案类别的代码。

4 档案分类、归档范围及保管期限

档案分类

4.1.1 分类方法

不动产登记档案宜按照不动产登记类别、登记年份和保管期限进行分类。

4.1.2 一级类别

不动产登记类档案管理宜按业务需要设置一级类别，可设置的一级类别有：不动产权利登记类、抵

押等物权登记类、预告登记类、查封限制登记类等。

4.1.3 二级类别

一级类别下宜设二级类别，分类方法及内容可参照本文件附录A。

归档范围

4.2.1 不动产登记结果资料

包括不动产登记簿、登记证照等结果材料。

4.2.2 不动产登记原始资料

包括不动产登记申请书、申请人身份材料、不动产权属来源、登记原因、不动产地籍调查成果等材

料以及不动产登记机构审核材料。

保管期限

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按照不动产登记分类和档案保管利用价值，将不动产登记档案保存期限分为永久保存和定期保存

两类。具体保管期限参照本文件附录A。

5 纸质资料收集和归档

不动产登记业务办结后，不动产登记业务办理部门应将业务产生的纸质不动产登记资料及时立卷。

资料移交

5.2.1 立卷后的登记资料应由档案管理部门检查是否符合预立卷要求。符合要求的，由不动产登记业

务办理部门向不动产登记档案管理部门移交。不符合要求的，档案管理部门不予接收。

5.2.2 交接双方应对移交档案资料进行清点核对，填写移交文据，移交文据一式两份，由移交人、接

收人签字后各执一份。移交文据样例符合本文件附录B。

资料归档

5.3.1 在不动产登记资料移交后，不动产登记档案管理部门应及时归档。

5.3.2 不动产登记档案的归档资料应齐全完整，字迹清晰。材料的书写、纸张、装订应符合档案保护

的技术要求。

归档验收

5.4.1 不动产登记档案可参照附录A 进行分类及归档。

5.4.2 检查卷内目录，目录分类应合理、准确，目录内容应当正确，便于检索，不应有错误或不规范

文件名、起止页号和页数等。

5.4.3 检查文件排序，排序应符合要求，要求正文在前，附件在后，文件内容应当清晰，文件页码、

数量应当齐全，不应有重复、缺漏页(确属原件原来缺页的，需在编制页号时及时与登记部门联系确认，

并在相应的文件级条目的备注栏中予以注明)，页码位置应在正面右上角，背面左上角的空白处，并保

持相对一致。

5.4.4 检查文件放置方向，文件方向应当符合阅读要求，不应上下、左右或前后颠倒。

6 纸质档案整理

整理项目

不动产登记档案整理项目包括：卷内材料的排列与编号、卷内材料目录的编写、卷内备考表的编写、

案卷封面的填写、案卷的装订、档案的入库排列等内容。

立卷原则

6.2.1 不动产登记档案立卷宜采用一件一卷的原则，以不动产登记业务为立卷单位，每办理一笔不动

产登记业务产生的材料立为一卷。

6.2.2 对未经不动产登记业务变动、已形成案卷的资料需要增补、删减或替换的，应进行鉴定审核后

重新整理归档，使用原有案卷号，在卷内备考表注明变更原因和变更内容。

卷内材料排列

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卷内材料应按下列顺序排列：

a) 目录;

b) 审核表单;

c) 当事人提供的申请材料;

d) 其他;

e) 图纸或证照;

f) 备考表。

档号编写

不动产登记档案档号由所属全宗号、档案门类代码及分类号、发证机关代码、年度、保管期限、卷

号、分卷号组成，结构为：全宗号-档案门类代码·分类号·发证机关代码·年度-保管期限-卷号-分卷

号。档号样式如图1所示，具体要求如下：

a) 全宗号：全宗号用数字或者字母与数字的结合标识;

b) 档案门类代码·分类号：档案门类代码由两位字母或数字组成，分类号由大写英文字母和阿拉

伯数字组成，反映一级类别和二级类别，用以区分不动产登记业务类型;

c) 发证机关代码：由发证机关统一规定，为发证机关拼音首字母大写;

d) 年度：如“2024”，由文件材料归档的确定日期而定;

e) 保管期限：分为永久和定期。

f) 卷号：卷号为五位数，从00001 开始连续向上递增。

g) 分卷号：若产生分卷，可在卷号后继续编制分卷号，分卷号为三位数，从001 开始连续向上递

增。

A001 - ZY · SS · AA · 2024 - Y - 00001 - 001

分卷号

卷号

保管期限

年度

发证机关代码

档案门类代码·分类号

全宗号

图1 不动产登记档号样式

档案页号编写

不动产登记档案页号编写规则如下：

a) 每一页材料编写一个页号。卷/宗内页码正面标注在右上角，背面标注在左上角。页码需要修

订时，新页码的位置应与原页码的位置协调一致。页号应尽量在页面的空白处编制。不能在纸

质照片上编制页号;

b) 无论原有实体资料是否有页码，为保证档案的统一性，都应在规定位置用号码重新打印页码整

编;

c) 编写页号后要仔细检查。页号不宜采用加副页(例如：3、3-1、4、5....)的方式进行“理顺”;

d) 卷内目录、备考表不编页号;

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e) 图、文混排的档案，按顺序编排编制页号;

f) 编写页号应使用阿拉伯数字，从“1”开始，有效数字前不应出现“0”。

档案目录填写

档案目录应按照以下要求填写：

a) 顺序号：按卷内材料的排列顺序，每份材料应编一个顺序号。不重复，不遗漏;

b) 材料题名：根据附录A 中归档范围的规定填写标题，不宜随意更改和省略;

c) 页次：填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号;

d) 备注：需要注明的内容。

档案修整

归档文件装订前，应对不符合要求的档案材料进行修整，修整要求如下：

a) 原件破损的档案，应根据DA/T 25 中相关要求进行修补，折皱不平的应先压平或用低温熨斗熨

平，字迹模糊或易退变的，应予复制;

b) 将文件上的金属物全部剔除干净，操作时不应损坏文件;

c) 特殊纸张(如：已破碎的文件)可做加薄膜处理，页面破损严重的档案，应进行技术修复后再

扫描;

d) 卷内文件大于A4 开的，应按A4 开大小折叠取齐，并注意预留出装订边际及露出页码，便于展

开翻阅。

备考表填写

6.8.1 备考表

备考表应按照如下要求设置：

a) 备考表用于保护档案，介绍和说明卷内材料变化情况;

b) 备考表每卷一份，如暂时没有情况填写，也要放于卷末，以供日后注记时使用;

c) 规格：参照文书档案国家标准，长297 毫米，宽210 毫米，使用A4 纸(硬卷皮)。

6.8.2 备考表内容

备考表应包含如下内容：

a) 立卷人：负责材料整理、立卷归档的人员姓名;

b) 检查人：负责检查归档材料整理、立卷质量检查人员的姓名;

c) 立卷时间：归档材料整理、立卷完毕的日期;

d) 卷内材料说明：需要说明的情况，如案卷内文件材料有缺损、修改、补充、移出、销毁等。

案卷封面、档案盒的填写

6.9.1 案卷封面

案卷封面格式要求如下：

a) 案卷封面的设计及表面尺寸、字体型号、文字排列、天地页边、封面设计的规格和样式需美观、

统一;

b) 书写一律自左而右，横写横排，左侧装订，装订线严禁写字、印字;

c) 用纸规格：参照文书档案国家标准，长297 毫米，宽210 毫米(硬卷皮);

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d) 封面可使用电脑打印或手工填写。手工填写时应使用碳素或蓝黑墨水笔书写，字体工整，不得

涂改;

e) 案卷封面样式宜按照附录C 中C.1 的要求执行。

6.9.2 档案盒

档案盒规格和内容要求如下：

a) 尺寸：封面长320 毫米，宽230 毫米，盒脊厚度可根据需要设置为40 毫米、50 毫米、60 毫米

等规格，用250 克无酸纸制作;

b) 档案盒的封面项目包括：案卷起止号和档案类型;

c) 盒脊：填写年度、保管期限、盒号、档号;

d) 档案盒脊背样式宜按照附录C 中C.2 的要求执行。

档案装订、装盒

6.10.1 档案装订

档案装订要求如下：

a) 不动产登记档案的装订严格按照档案管理要求进行装订，档案装订完成后，档案管理人员需审

核;

b) 装订应按编制的页码顺序装订，确保案卷不掉页、右边和底边整齐，做到安全、准确、无遗漏;

c) 对于页数较多的档案，可采用设立分卷的方式解决;

d) 装订时应避免订住文件的有效信息，如有效信息在文件装订侧边缘，则采取白条补边方法装订;

e) 文件进行折叠或钻孔等，均以不损坏文件有效部分为前提。采用三孔一线装订，装订孔距适当，

装订线不可过松或过紧。结头结在背后，案卷结实、平整美观。

6.10.2 档案装盒

档案装盒要求如下：

a) 档案装盒时，档案盒封面的填写应与盒内档案的内容一致，档案盒不宜装得过满，同一卷档案

宜装在同一个档案盒内，若无法装在同一档案盒内，应将存放同一卷档案的不同档案盒以支号

标注并集中保存;

b) 装盒后将档案案卷号的起始号等检索项标注在盒侧面;

c) 档案整理装订装盒完毕经消毒除尘后入库、上架。

入库排列

档案入库排列要求如下：

a) 整理装订后的档案可使用符合要求的档案装具，宜采用密集架等形式，按照从上到下、从左到

右的方法存放;

b) 不动产登记档案入库后，排列方式须与档案案卷编号方式一致，保持案卷之间的有机联系，确

定存放位置;

c) 档案柜应标明存放档案起止编号。

7 纸质档案保管

档案库房建设

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7.1.1 档案库房建筑设计应符合JGJ 25 的相关规定和要求。

7.1.2 宜以计算机网络系统为核心，结合建筑、通信控制等新技术，将温湿度监测调控、空气质量控

制、消防、安防以及档案自动定位、识别等有机集成，建设设备控制和管理自动化、智能化的库房。

档案防护

7.2.1 温湿度要求

档案库房温湿度要求如下：

a) 纸质档案库的温度应在14℃～24℃之间，相对湿度应保持在45%～60%之间。档案库在选定温、

湿度后，每昼夜温度波动幅度不应大于±2℃、相对湿度波动幅度不应大于±5%;

b) 根据库房容积、密封性能、所存档案类型等具体情况配备空调及去湿设备，并定期检修、保养;

c) 库房屋顶应采取保温、隔热措施，档案库门应为保温门。窗的气密性能、水密性能及保温性能

分级要求应比当地办公建筑的要求提高一级;

d) 密集架应与地面保持80 毫米以上距离，其排列应便于通风降湿，档案柜架应与墙壁保持一定

距离(主通道净宽不应小于1.00 米，两行装具间净宽不应小于0.8 米)，成行地垂直于有窗

的墙面摆设，便于通风降湿;

e) 库房内应有温湿度记录设备，实时监控和记录，记录保留不少于36 个月，温湿度记录设备应

定期校验;

f) 新库房竣工后，应经6 个月～12 个月干燥后将档案入库。

7.2.2 防潮和防水

档案库房防潮和防水要求如下：

a) 室内地面应设置防潮措施;

b) 应防雨水渗漏。

7.2.3 防日光直射和紫外线照射

档案库房防日光直射和紫外线照射要求如下：

a) 档案库应防止日光直接射入，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施，避免紫外线对档案、资料

的危害;

b) 档案库的人工照明应选用无紫外线的白光日光灯;

c) 当库房内紫外线含量超过75 μW/lm 时, 应采取防紫外线的措施。

7.2.4 防尘和防污染

档案库房防尘和防污染要求如下：

a) 档案库应防止有害气体和颗粒物对档案的危害;

b) 严格注意库房卫生，定期打扫，确保档案架(柜)、地面、门窗和走廊的整洁卫生;

c) 档案库楼、地面应平整、光洁、耐磨。档案库内部装修、档案装具和固定家具等应表面平整、

构造简洁，并应选用环保材料。

7.2.5 有害生物防治

档案库房有害生物防治措施如下：

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a) 库房门与地面的缝隙不应大于5 毫米，且宜采用金属门。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不

燃材料填塞密实, 其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。库房外窗的开

启扇应设纱窗;

b) 档案馆应设消毒室或配备消毒设备，新接收的档案经消毒除尘后方能入库;

c) 建立虫霉检查制度，定期更换防虫霉药物，发现虫霉及时采取杀菌杀虫措施;发现鼠害，应当

及时投放药剂加以消灭。

7.2.6 防火和其他安全防范

档案库房防火和其他安全防范要求如下：

a) 库房应配备使用的消防器材，使用的消防器材应在有效期内，并按设备要求定期检查、更换;

b) 档案库门应为甲级防火门，库房应按照DA/T 45 的规定安装火灾报警和自动灭火系统;

c) 库房应设置入侵报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等安全防范系统;

d) 保管重要电子档案的库房应满足电磁安全屏蔽要求。

档案出入库

7.3.1 不动产登记机构工作人员因工作需要可以查阅或借阅与其工作有关档案资料信息，并在借阅登

记簿上做好登记并签字;非不动产登记机构工作人员持所在部门介绍信和本人有效证件并办理有关手

续后可查阅。

7.3.2 纸质档案查阅应于工作时间内在阅览室进行。确需出库外借的档案经档案管理负责人签批同意

后可借出。借阅期不应超过三天，不能如期归还者应办理续借手续。

7.3.3 所借档案不应随意折叠和拆散，不应对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成的档案丢失、

损坏或泄密的，要追究当事者责任。

7.3.4 借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。

7.3.5 应定期统计保管档案情况、档案年度出入库情况、档案利用情况、档案移交情况、档案鉴定销

毁等情况，并应建立相应台账。

8 电子档案管理

不动产登记档案的扫描、处理等数字化加工过程应符合DA/T 31 的相关规定。

电子文件收集和归档

8.2.1 不动产登记电子文件的收集应按照当地制定的《文件材料分类方案、归档范围、保管期限表》

执行。不动产登记管理信息平台实时收集不动产登记电子文件、记录各种电子数据来源、操作过程、审

核记录，登记项目办结时由系统完成归档电子文件、元数据的清点、登记、鉴定，自动归档。

8.2.2 电子文件归档要求

电子文件归档工作应满足以下要求：

a) 不动产登记登簿或发证后应即刻对项目进行电子文件归档，不动产登记管理信息平台将收集

的项目电子文件及其元数据向档案部门实时移交;

b) 不动产登记电子文件产生及运行过程的元数据文件，应与归档的不动产登记电子文件一起收

集保存。电子文件及其元数据能一一对应，数量准确且齐全完整;

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c) 共享电子证照收集时，应采集电子证照图片或其他格式的电子文件，与其相关元数据一并收集

归档;

d) 录音录像文件的归档按照DA/T 78 的相关要求执行;

e) 对于加密电子文件，应解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应将其解密程序同时

归档;

f) 归档的不动产登记电子文件必须是最终数据信息。归档说明文件应对不动产登记电子文件的

内容、创建时间、存储格式与文件类型、保管期限、密级等加以说明;

g) 归档的不动产登记电子文件基础信息应与电子档案和登记簿信息的一致，确保信息完整、准确

和有效。

8.2.3 不动产登记管理信息平台应按规范开展不动产登记归档电子文件整理、检测工作，生成规范归

档信息包向电子档案管理系统归档。

8.2.4 不动产登记电子档案移交应符合DA/T 93 相关规定和要求。

8.2.5 不动产登记部门应运用信息化技术提升不动产登记管理信息平台的痕迹化管理水平，并增强与

其他部门的信息共享，保证电子档案收集过程中资料的完整性。

电子文件归档格式

8.3.1 不动产登记电子文件的归档以归档信息包为单位组成，归档信息包的内容由不动产登记业务办

理过程中形成的电子文件组件及其元数据组成。

8.3.2 不动产登记电子文件移交信息包应包括如下：

a) 说明信息元数据。描述与不动产登记电子文件归档配置相关信息，包括全宗号、全宗名称、内

容描述、起止档案、档案数量、软硬件环境、信息包大小和移交时间等信息;

b) 案卷信息元数据。描述有关不动产登记电子文件的案卷信息，包括分类号、档案类别、不动产

登记证明号、单元号、权证号、不动产坐落等;

c) 卷内信息元数据。描述有关不动产登记电子文件的卷内信息，包括文件顺序号、归档日期、全

宗号、业务ID、页数、保管期限、卷内目录名称、年度等;

d) 电子文件信息元数据。描述有关不动产登记电子文件信息，包括文件名称、文件大小、文件格

式、文件路径等;

e) 电子文件组件。按照不动产登记归档材料目录顺序排序的归档电子文件。

8.3.3 不动产登记电子文件归档信息包以档案号命名，档案号由全宗号、分类号、区属编号、年度号

和序号组成，批量办理的不动产登记电子文件归档信息包名称应在档案号后加上分件号。

8.3.4 归档电子文件数字对象格式具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等

性能，能够支持同级国家综合档案馆向长期保存格式转换。

8.3.5 不动产登记电子文件数字对象格式如下：

a) 申报材料。包括但不限于前置扫描无对应目录材料，可以PDF、OFD、RTF、WPS、DOCX、JPG、

TIF、BMP、PNG 等通用格式归档;

b) 图件材料。包括但不限于房产分户图、宗地略图、宗地图，其中在计算机辅助设计与制造过程

中形成的二维矢量电子文件可以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF 等格式或转换成版式文件归

档;扫描仪或拍照等方式上传的图像，图像分辨率宜选择大于或等于300dpi;

c) 证照信息。包括但不限于不动产权证书、婚姻信息和营业执照等通过共享调用方式获取的电子

证照，需以PDF 或OFD 归档;

d) 电子证书。包括但不限于不动产权证书电子版，可以PDF 或OFD 归档;

e) 核对记录。包括但不限于登记记录、登薄核对记录，可以PDF、OFD、RTF、WPS、DOCX、JPG、

TIF、PNG 等通用格式归档。

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电子档案编目

8.4.1 电子档案管理系统收到不动产登记电子文件归档信息包，对电子档案的真实性、完整性、可用

性和安全性进行检测，检测不合格时将电子档案归档信息包退回，检测通过后应进行以下操作：

a) 应对电子档案进行整理审核、编制档号等编目活动;

b) 应对电子档案保管期限与分类结果进行审核和确认，对不合理或不准确的应进行修正;

c) 应按照DA/T 18 的相关要求对电子档案进一步著录，规范、客观、准确地描述主题内容与形式

特征;

d) 完成整理编目后，应将电子档案的电子文件组件及其元数据归入电子档案管理系统正式库。

8.4.2 档号编制要求

电子档案档号编制要求如下：

a) 档号应能唯一标识全宗内任一电子档案;

b) 电子档案编号规则与纸质档案编号规则一致。

电子档案保管

8.5.1 为满足不动产登记电子文件归档与电子档案管理活动需求，应配备局域网、政务网和互联网等

网络基础设施，网络性能应适应不动产登记电子文件、电子档案传输、利用要求。

8.5.2 为确保不动产登记电子档案的安全，应为电子档案及其元数据的安全存储配置适应的在线、近

线和离线存储设备。

8.5.3 不动产登记电子档案载体应采用档案级光盘、硬磁盘等载体，不允许使用软磁盘、优盘等移动

存储设备作为不动产登记电子档案保存的载体。存储电子档案的载体或装具上应注明反映其内容的检

索标识，检索标识一般包括载体序号、类别号、保管期限、存入日期等项目。

8.5.4 归档不动产登记电子档案载体应专库或光盘柜集中保存，不应外借。

8.5.5 对磁性载体每满2 年、光盘每满4 年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现

问题应及时采取恢复措施。

8.5.6 归档载体应按照相关规定进行保管，并定期对不动产登记电子档案的读取、处理设备更新情况

进行一次检查登记。归档载体经检验后无法满足保存需求的，应进行转换与迁移，具体见8.7“电子档

案转换与迁移”。

8.5.7 电子档案管理系统对不同人员进行权限设定，并在系统中设置使用日志功能，确保不动产登记

档案数据安全。凡带密级尚未解密或内部使用不宜公开的不动产登记电子档案不应在互联网上运行，应

设置专门服务器，机房各类设备应使用硬件防火墙、电磁屏蔽等措施。

8.5.8 对涉密不动产登记电子档案要严格按相关保密条例进行处理，确保做到不在非涉密计算机等设

备处理涉密不动产登记电子档案，不在非对应安全保护级别的电子档案管理系统中管理涉密不动产电

子档案。涉密不动产登记电子档案的归档、立卷、编目宜根据密点屏蔽相关信息。

电子档案备份

8.6.1 不动产登记电子档案备份应符合GB/T 18894 和DA/T 92 的相关要求。

8.6.2 应结合单位电子档案管理和信息化建设实际，统筹制定安全可靠的电子档案备份策略，实施不

动产登记电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。

8.6.3 应采用离线、近线或在线备份等方式进行备份,在条件允许情况下采取异质异地备份，并具备电

子的档案及其目录数据库备份与恢复能力保证档案载体和信息安全。

8.6.4 备份数据应定期检查，检查内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是

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否准确等。

电子档案转换与迁移

应在确保电子档案的真实、可靠、完整和可用基础上，参照ISO 13008、DA/T 92等文件相关要求实

施电子档案及其元数据的转换或迁移。

9 档案利用

一般规定

9.1.1 不动产登记档案利用以电子档案利用为主，电子档案可通过线上、线下方式进行查询利用。纸

质档案必须在指定场所，有专业档案管理人员在场时方可查阅。

9.1.2 不动产登记电子档案在提供利用时应使用其拷贝件。对不动产登记电子档案采用在线方式提供

利用时，应遵守国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理两方面采取严格的措施。利用涉密不动产

登记档案时应遵守国家保密规定。

9.1.3 社会公众查询不动产登记档案的，档案管理部门应留存查询申请资料，并建立查询记录簿，记

录档案资料利用情况。查询申请资料和查询记录簿保管期限为5 年。

9.1.4 权利人、利害关系人可以按照《不动产登记资料查询暂行办法》的规定查询、复制不动产登记

资料;有关国家机关可以按照法律、行政法规的规定查询、复制与调查处理事项有关的不动产登记资料。

档案查询

9.2.1 查询主体一般规定

查询主体应遵循以下要求：

a) 查询主体包括不动产权利人、利害关系人、国家机关及有关单位;

b) 查询主体在查询不动产登记资料时，均应按照《不动产登记资料查询暂行办法》的规定，提交

查询申请书以及不动产权利人、利害关系人的身份证明材料及利害关系证明材料;

c) 不动产权利人、利害关系人委托他人代为申请查询不动产登记资料的，被委托人应提交双方身

份证明原件和授权委托书。代理查询、复制范围由授权委托书确定，但授权委托书中的查询范

围不能超出法律法规、规章的范围;

d) 被委托人是律师的，还应提交律师证和律师事务所出具的证明材料或者法律援助公函。涉及民

事诉讼或者仲裁案件的，还应提交受理案件通知书、仲裁受理通知书;

e) 律师持法院调查令申请查询的，除提交查询申请书外，还应提交律师证、律师事务所出具的证

明材料以及人民法院的调查令。

9.2.2 不动产权利人查询

9.2.2.1 不动产登记簿上记载的权利人，可以通过以下四项索引中任意一项，查询、复制其名下不动

产登记结果和不动产登记原始资料：

a) 权利人的姓名或者名称、公民身份号码、统一社会信用代码或中华人民共和国外国人永久居留

身份证等特定主体身份信息;

b) 不动产具体坐落位置信息;

c) 不动产权属证书号;

d) 不动产单元号。

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9.2.2.2 因继承或受遗赠取得不动产权利的继承人、受遗赠人，以及根据生效法律文书取得不动产权

利的诉讼、仲裁当事人、清算组、破产管理人、财产代管人、监护人等依法有权管理、处分不动产权利

的主体，参照不动产权利人权限查询相关的不动产登记资料。

9.2.2.3 抵押权利人提交抵押权不动产登记证明号，可查询、复制该笔抵押权的不动产登记结果和不

动产登记原始资料。

9.2.2.4 地役权、居住权等权利人提交地役权、居住权不动产登记证明号，可查询、复制该笔地役权、

居住权的不动产登记结果和不动产登记原始资料。

9.2.2.5 预告登记权利人提交预告登记的不动产登记证明号，可查询、复制该笔预告登记的不动产登

记结果和不动产登记原始资料。

9.2.3 利害关系人查询

申请查询人因不动产买卖、互换、赠与、租赁、抵押、居住权设置，或因不动产存在民事纠纷且已

经提起诉讼、仲裁等而构成利害关系的，应持《不动产登记资料查询暂行办法》第二十条规定的利害关

系证明材料，同时提供以下三项索引中任意一项，查询与其有利害关系的不动产登记结果：

a) 不动产具体坐落位置;

b) 不动产权属证书号;

c) 不动产单元号。

有买卖、租赁、抵押不动产意向，或者拟就不动产提起诉讼或者仲裁等，但不能提供利害关系证明

材料的，应按照《不动产登记资料查询暂行办法》第二十一条、第二十二条执行。

9.2.4 国家机关及有关单位查询

人民法院、人民检察院、公安机关、国家安全机关、纪检监察机关及其他有关国家机关可以依法查

询、复制与执行公务有关的不动产登记资料：

a) 到现场查询的，应向查询机构提供载明查询事项的单位介绍信、工作人员的工作证及协助查询

材料原件;

b) 通过公函形式查询的，应在来函中注明查询目的、查询事项以及执行公务相关依据文件，并提

供明确的索引信息，复印的不动产登记原始资料应现场领取;

c) 国家机关及有关单位查询也可以通过信息共享方式获取与执行公务有关的不动产登记资料。

10 档案鉴定与销毁

档案鉴定

10.1.1 相关机构不动产登记文件材料的归档鉴定，应鉴别是否归档并判定保管期限，由档案管理责任

部门会同业务部门审定。各单位应当定期对已达到保管期限的不动产登记档案进行存毁鉴定，由档案管

理责任部门负责人主持、不动产登记档案部门会同相关业务部门有关人员组成鉴定小组，鉴定小组至少

有两名以上成员参加，必要时可邀请相关领域专家参与。

10.1.2 鉴定结束后，应当形成鉴定工作表 (符合附录D)。对仍需继续保存的不动产登记档案，应当

重新划定保管期限并作出标注;对确无保存价值的档案，应当按规定予以销毁。

档案销毁

10.2.1 档案销毁的范围

已有对应数字复制件或电子档案，且符合下列情形之一的纸质不动产登记档案可以销毁：

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a) 抵押权登记、地役权登记已经注销且自注销之日起满5 年的;

b) 查封登记、预告登记、异议登记已经注销且自注销之日起满5 年的。

10.2.2 销毁程序

经鉴定可以销毁的不动产登记档案，应当按照以下程序销毁：

a) 对满足销毁条件的不动产登记档案进行清理，形成销毁档案目录;

b) 成立档案鉴定工作组，对拟销毁档案逐卷进行鉴定，形成鉴定意见;

c) 检核销毁的档案，电子档案必须完整，与纸质档案一一对应，数字复制件清晰可用;

d) 经过鉴定，编制档案销毁清册(符合附录E)，列明拟销毁档案的档号、形成时间、应保管期

限、已保管时间和销毁时间等内容，按档案工作协调机制报请审核批准;

e) 分管档案工作的单位负责人、档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理部门经办

人、相关业务部门经办人在档案销毁清册上签署意见;

f) 档案销毁工作，必须由档案管理部门与相关业务部门共同派员监销。档案销毁时必须有两人以

上进行监销，监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对;直至档案

确已销毁后，监销人在销毁清册上注明“已销毁”字样，并记录销毁日期和签字确认;

g) 档案销毁目录、鉴定销毁意见书、销毁报告及审批手续、销毁清册等材料要并卷保存，案卷一

式两份，档案管理部门和上级业务主管部门各留存一份，保存期限为永久保存。

10.2.3 档案销毁应当在指定场所进行。

10.2.4 涉密档案的销毁应当符合国家相关法律法规。

11 标准实施与评价

实施方法

本文件发布后，将上报给行业主管部门、行业协会、标准化技术委员会等，在相关主管部门的指导

下，结合实际，认真做好标准实施准备，包括标准实施的方案准备、组织准备、技术准备、人力准备和

设备场地准备等。

制定标准实施方案，标准实施方案内容包括但不限于：明确适用对象和场景，提供实施必备条件和

保障，制定具体实施工作流程，确定资源要素配置、关键环节，提出标准实施中的注意事项，确保标准

的有效落实。

实施范围

标准实施主要在全省从事不动产登记档案工作、服务、管理及应用的单位或部门，落实标准实施。

条件要求

标准实施宜准备以下内容：

a) 场地条件：保障不动产登记档案(含电子档案)存储场地，场地环境符合本标准要求，定期对

档案存储空间和环境进行评估，以保障各类介质档案有长期且安全适宜的保存环境;

b) 资金条件：合理预算标准实施的各项开支，有足够的资金用于档案库房及专用设备的租赁或购

买、维护和更新;

c) 知识条件：不动产登记档案管理单位需拥有专业技术人员，档案管理工作应配备具有档案管理、

土地管理、计算机科学与技术等相关专业背景的人员，并接受过档案管理专业培训。

实施落实情况

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标准实施的检查主要是检查标准实施方案的落实情况，需要逐条检查标准实施内容的落实，并记录

未实施内容的理由或原因。标准实施检查也要检查标准实施的支持手段和物质条件的落实情况。做好标

准实施效果记录，畅通标准实施信息采集的方式方法和反馈渠道，定期整理并处理收集到的意见建议。

实施评价分析

在标准实施一定时间后，对照标准实施方案，开展标准实施效果评价分析，总结实施经验成效，梳

理存在的薄弱环节。对标准实施评价的基本依据是《中华人民共和国标准化法》、《中华人民共和国档

案法》等。标准实施的评价主要是评价标准实施的效果，主要从技术进步、质量水平提高、规范秩序、

效率提高、节约费用等方面进行有益性评价，同时还要评价标准实施带来的问题，以便为未来改进提供

参考。

意见反馈

适时向专业标准化技术委员会和标准归口管理单位反馈情况，提出标准推广、修改、补充、完善或

者废止等意见建议。标准实施信息及意见反馈表相关示例见附录F。

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A

A

附录A

(资料性)

不动产登记档案分类表

表A.1给出了不动产登记档案分类的相关内容。

表A.1 不动产登记档案分类表

一级类别 二级类别 纸质档案保管期限

不动产权利登记类

地上无定着物登记类

地上有定着物登记类 永久

不动产权利注销登记类

抵押等物权登记类

抵押等物权登记类

登记已经注销且自注销之日满5年的，

已有电子介质，销毁纸质原始资料。

抵押等物权注销登记类

预告登记类

预告登记类

预告注销登记类

查封限制登记类

查封限制登记类

查封限制注销登记类

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B

B

附录B

(规范性)

档案交接文据(移交)样表

表B.1给出了档案交接文据(移交)样表。

表B.1 档案交接文据(移交)样表

移交部门 接收部门

交接性质 档案移交 档案起止年月 年 月 至 年 月

档案门类

档案数量

数量

小计 永久 定期

移交说明

接受意见

移交部门：

负责人：

经办人：

移交日期： 年 月 日

接收部门：

负责人 ：

经办人 ：

接收日期： 年 月 日

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C

C

附录C

(规范性)

档案盒样式

C.1 封皮样式

图C.1给出了档案盒封皮样式。

单位名称

不动产登记档案

权利人

座 落

登记类型

权证证号

归档日期

自 年 月至 年 月

本卷 件 页 保管期限 永久

属类

档 号 ：

图C.1 档案盒封皮样式

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C.2 档案盒脊背

图C.2给出了档案盒脊背的样式。

不

动

产

登

记

档

案

年 度

保管期限

档 号

盒 号

图C.2 档案盒脊背样式

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D

D

附录D

(规范性)

档案鉴定工作表

表D.1给出了档案鉴定工作表的样式及内容。

表D.1 档案鉴定工作表

鉴定编号：

档案门类 年度

原定保管期限 数量

档案内容

(可另附页)

鉴定意见

鉴定小组成员：

鉴定时间： 年 月 日

注： 鉴定编号一般以年度、批次编制。鉴定意见应反映档案形成的背景情况、档案的现实及历史利用价值、利用情

况的分析和预测、鉴定小组对档案保管期限和存毁的建议等。

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E

E

附录E

(规范性)

档案销毁清册样表

E.1 档案销毁清册(封面)

表E.1 给出了档案销毁清册(封面)的样式及内容。

表E.1 档案销毁清册(封面)

单位名称：

拟销毁档案情况

档案门类 年 度

原定保管期限 数 量

档案内容 见档案销毁清册第 页至第 页

鉴定小组

鉴定意见

鉴定小组负责人： 年 月 日

业务部门

审查意见

业务部门负责人： 年 月 日

档案管理部

门审查意见

档案管理部门负责人： 年 月 日

单位

审查意见

档案管理部门负责人： 年 月 日

销毁人

销毁时间 年 月 日

经办人：

监销人：

年 月 日

年 月 日

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E.2 档案销毁清册(内页)

表E.2给出了档案销毁清册(内页)的样式及内容。

表E.2 档案销毁清册(内页)

序号 档案号 业务号

题名(权利

人/义务人)

登记时间

业务注销

时间

应保管期

限

已保管期

限

鉴定编号

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F

F

附录F

(资料性)

湖北省地方标准实施信息及意见反馈表

湖北省地方标准实施信息及意见反馈表如表F.1所示。

表F.1 湖北省地方标准实施信息及意见反馈表

标准名称及编号

总体评价

适用性 该标准与当前所在地的产业或社会发展水平是否相匹配? □是 □否

协调性

该标准的特色要求与其他强制性标准的主要技术指标、相关法

律法规、部门规章或产业政策是否协调?

□是 □否

执行情况 标准执行单位或人员是否按照标准要求组织开展相关工作? □是 □否

实施信息

标准实施过程中是否存在阻力和障碍? □是 □否

实施过程中存在的主要问题

修改意见

总体意见 □适用 □修改 □废止

具体修改意见

需修改章节：

具体修改意见：

反馈渠道

□标准化行政主管部门

□省直行业主管部门

□专业标准化技术委员会(工作组)

□标准起草组(牵头起草单位)

反馈人 姓名： 单位： 联系方式：

填表说明：为及时掌握标准实施情况，了解地方标准实施过程中存在的问题，并为标准复审提供科学依据，特制

定《湖北省地方标准实施信息及意见反馈表》。可根据实际情况在表格中对应方框打勾，有需要文字说明的反馈意见

可在相应位置进行文字描述，也可另附页。

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参考文献

[1] GB/T 29194-2012 电子文件管理系统通用功能要求

[2] GB/T 42727-2023 政务服务事项电子文件归档规范

[3] DA/T 45-2021 档案馆高压细水雾灭火系统技术规范

[4] DA/T 47-2009 版式电子文件长期保存格式需求

[5] DA/T 75-2019 档案数据硬磁盘离线存储管理规范

[6] 《中华人民共和国档案法》

[7] 《中华人民共和国档案法实施办法》

[8] 《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一

制度的通知》(档函〔2022〕58号).

[9] 中华人民共和国国务院令第716号《国务院关于在线政务服务的若干规定》.

[10] 中华人民共和国国务院令第656号《不动产登记暂行条例》.

[11] 中华人民共和国国土资源部令第63号《不动产登记暂行条例实施细则》.

[12] 中华人民共和国国土资源部令第80号《不动产登记资料查询暂行办法》.

[13] 国土资规〔2016〕6号国土资源部关于印发《不动产登记操作规范(试行)》的通知.

[14] 京国土登记〔2015〕445号 北京市国土资源局《不动产登记档案管理暂行办法》.

[15] 国办发〔2023〕26号 政务电子文件归档和电子档案管理办法.

[16] 武汉市不动产登记局关于印发《不动产登记档案管理技术暂行规定》的通知.