T/NMRJ 020-2024 环境实验室样品记录及检测记录管理指南

ICS 13.020
CCS Z00
内蒙古认证和检验检测协会团体标准
T/NMRJ 020—2024
环境实验室样品记录及检测记录管理指南
Guide to the management of sample records and testing records inenvironmental laboratories
2024-12-30 发布2024-12-30 实施
内蒙古认证和检验检测协会发布

目次
前言........................................................................................................................................... II
1 范围..............................................................................................................................................1
2 规范性引用文件.......................................................................................................................... 1
3 术语和定义..................................................................................................................................1
4 基本要求......................................................................................................................................1
5 样品记录要求...............................................................................................................................2
6 检测记录要求...............................................................................................................................4
7 记录汇总......................................................................................................................................4
8 记录管理......................................................................................................................................4
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II
前言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则第1 部分：标准化文件的结构和起草规
则》的规定起草。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利，本文件的发布机构不承担识别专利的责任。
本文件由内蒙古大元检测服务有限公司提出。
本文件内蒙古自治区检验检测标准化技术委员会（SAM/TC 61）归口。
本文件起草单位：内蒙古大元检测服务有限公司、内蒙古自治区环境监测总站赤峰分站、
内蒙古八思巴环保科技有限公司、赤峰市生态环境监控中心、内蒙古自治区环境监测总站通
辽分站、开鲁县工业园区事务服务中心、赤峰环测检测有限公司、赤峰市环保投资有限公司、
达拉特旗建设工程质量和安全技术服务中心、呼和浩特市生态环境监控中心。
本文件主要起草人：牛海根、赵欢欢、韩瑞芳、张艳飞、关燕、尚晓颖、王宏、李录佳、
轩海洲、李倩颖、李春莹、王春艳、胡冉、丁文英、梁兴初、解乐、王珺、张静、王旖旎、
张琪、侯铁媛、陈丽丽、秦镜轩、张旺东。
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环境实验室样品记录及检测记录管理指南
1 范围
本文件规定了环境样品记录及检测记录的术语和定义、基本要求、记录应包含的内容、
记录的管理要求等。
本文件适用于环境实验室样品记录及检测记录管理。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期
的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括
所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 19000 质量管理体系基础和术语
GB/T 27025 检测和校准实验室能力的通用要求
HJ 8.2 生态环境档案管理规范生态环境监测
3 术语和定义
GB/T 19000 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1
记录record
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
注1：记录可用于文件的可追溯性活动，并为验证、预防措施和纠正措施提供证据。
注2：通常，记录不需要控制版本。[GB/T 19000，定义3.8.10]。
3.2
样品记录sample record
样品采集、现场检测、运输、保存、流转、储存以及处理过程的记录。
3.3
检测记录detection record
样品进入实验室后，针对样品信息、制备、前处理、分析，直至得到检测结果的所有记
录。
4 基本要求
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4.1 样品记录及检测记录的管理应按照GB/T 27025 中7.5、HJ 8.2 的要求执行；
4.2 应建立样品记录及检测记录（包括采用信息化系统进行记录的）管理程序；
4.3 记录应真实、规范、完整、准确、原始、可追溯，能够再现检测全过程；
4.4 记录的格式应按照实验室文件管理程序实施；
4.5 记录应用蓝黑墨水或碳素笔书写（绘图可用铅笔），电子记录除外；
4.6 所有对记录的更改（包括电子记录）实现全程留痕，并可追溯到前一个版本或原始观
察结果，原始数据的更改应由原记录填写人员进行。电子记录应有措施防止未经授权的侵入
及修改。
5 样品记录要求
5.1 样品的采集方法、采样频率、运输及保存要求应执行国家生态环境部（原国家环保总
局）颁布的各类环境检测技术规范及方法标准中相关规定，有特殊要求的项目，在样品采集
和现场检测过程中应严格按其特殊要求进行。开展现场测试或采样时，应根据任务要求制定
检测方案或采样计划。
5.1.1 采样记录应包括但不限于以下信息：
a）被采样单位信息（包括但不限于企业名称、生产工况及证明人信息等）；
b）样品类型、检测项目；
c）采样点位（应有布点示意图）；
d）采样日期、时间、地点及环境条件；
e）采样依据及相关标准要求；
f）采样容器、采样量以及采样相关设备信息；
g）样品的描述、状态、标识及数量；
h）样品的预处理方法及过程；
i）样品的保存、运输条件及保护措施；
j）采样过程的质控措施；
k）采样人员的识别，现场测试和采样应至少有2 名检测人员在场；
l）对现场检测调查情况进行记录（包括但不限于生产工艺、工况、原辅材料、排污状
况等）。必要时，可使用地理信息定位、照相或录音录像等辅助手段，保证现场测试或采样
过程客观、真实和可追溯；
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m）对采样计划和方法的偏离。
5.1.2 当检测标准或规范对现场测试或采样现场环境条件有要求时，应予以记录，如气象条
件、周边环境影响等。若不满足检测标准、规范要求应予以记录，并告知委托方。
5.1.3 执行国家法定检测任务时，可按照相关文件要求记录采样信息。
5.1.4 应有样品到达实验室时的确认记录，包括但不限于样品到达时的时效性、是否破损、
封装及封条完好情况、样品数量、实物与采样单上记录的符合性、样品接收人员及交接人员
的签字，以及有特殊储存条件的样品实际储存情況是否符合要求。
5.2 送样记录
送样记录中应包括但不限于以下信息：
a）识别和描述样品的数据如名称、数量、送样单位、采样日期、送样日期、样品状态
等;
b）检验项目及检验依据；
c）特殊储存条件；
d）委托方名称；
e）接送样品双方人员签名；
f）合同评审的相关资料。
5.3 样品处置流转记录
5.3.1 环境实验室应建立样品内部处置流转程序，规定样品在实验室内部流转的程序及记录。
5.3.2 应有样品接收后的处置流转记录，包括接收部门用于检测的样品数量、留样数量、样
品状态、标识、取样时间（如有有效期要求，应具体到“分钟”），样品交接签字记录以及
实验室内部二次分配样品的记录等。
5.3.3 接收样品时，应对样品的时效性、完整性和保存条件进行检查和记录，对不符合要求
的样品可以拒收，或明确告知客户有关样品偏离情况，并在报告中注明。
5.3.4 样品如需返回，则需记录返回的原因、时间及交接人员签名等关键信息。
5.3.5 必要时，样品的存放及保管应监控和记录环境条件。
5.3.6 应有独立的样品存储间，环境质量样品和污染源样品应该分开区域存放，防止相互干
扰、相互影响，造成交叉污染。
5.3.7 已完成实验的样品和留样的处理应符合样品管理程序。
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6 检测记录要求
检测记录应满足相关标准规范要求，包括但不限于以下内容：
a）样品信息，包括样品类别、唯一性编码；
b)）明确的检测方法依据；
c）检测开始和结束时间；
d）使用的仪器设备名标、型号及编号、工作条件，检定/校准日期及有效期限；
e）检测过程的基本步骤，包括样品预制备、样品前处理、，标准物质信息及配制过程
等；
f）必要时检测时的环境条件（对环境条件有要求时应记录环境条件）；
g）检测观察到的现象、原始图谱、数据、结果计算及允许误差等；原始图谱应包括但
不限于分析时间、保存路径、数据处理时间、样品标识等；
h）检测人员和复核人员签名；
i）当输出数据打印在热敏纸或光敏纸等保存时间较短的介质上时，应同时保存记录的
复印件或扫描件；
j）现场测试设备在使用前后，应按相关监测标准或技术规范的要求，对关键性能指标
进行核查并记录；
k）当其他必要的说明。
7 记录汇总
检测完成后，将记录汇总后逐页顺序连续编页码，并注明总页数。
8 记录管理
8.1 应对记录进行归档、维护、检索或借阅等管理。
8.2 记录应与报告一起归档，按《生态环境档案管理规范生态环境监测》HJ 8.2 永久保存。
8.3 检验检测机构具备保存记录和相关文件的场所，该场所的环境设施及环境条件符合保
存要求，防止污损、变质、虫蛀和丢失等。
8.4 记录、借阅、处理等按有关程序予以处理，并留存处理记录。
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8.5 电子信息记录保存应在管理过程中采取安全保护措施，定期进行数据备份，对电子、
电磁存储的记录也应采取与书面同等措施，并加以保护及备份，防止未经授权的侵入及修改
以避免原始数据的丢失或篡改。