T/PPAC 703-2024 技术信息存证服务指南

ICS 03.140
CCS A 00
团体标准
T/PPAC 703—2024
技术信息存证服务指南
Technical information evidence preservation serviceguidance
2024-08-02 发布 2024-08-02 实施
中国专利保护协会 发布

目 次
前
引
1 范围 .............................................................................. 1
2 规范性引用文件 .................................................................... 1
3 术语和定义 ........................................................................ 1
4 存证服务组织 ...................................................................... 2
4.1存证服务组织 .................................................................2
4.2存证服务组织的禁止性行为 .....................................................2
5 存证服务提供条件 .................................................................. 2
5.1存证服务场所 .................................................................2
5.2存证服务人员 .................................................................3
5.2.1存证服务人员条件 ...........................................................3
5.2.2存证服务人员的禁止性行为 ...................................................3
6 存证服务过程 ...................................................................... 3
6.1 拟存证技术信息的管理要求 .....................................................3
6.2申请 .........................................................................4
6.3 存证信息载体核验 .............................................................5
6.4 存证数据生成 .................................................................5
6.5 出具存证证书 .................................................................5
6.6 存证数据的管理 ...............................................................6
6.7 重新进行存证的情形 ...........................................................6
6.8 技术信息权属的变更 ...........................................................6
7 存证服务质量评价 .................................................................. 6
7.1 总则 .........................................................................6
7.2 存证服务质量评价指标 .........................................................7
7.3 存证服务质量评价流程 .........................................................7
参考文献 ............................................................................
言............................................................................I 言............................................................................II
8

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I
前 言
本文件依据GB/T 1.1-2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。
本文件由中国专利保护协会提出。
本文件起草单位:中国专利保护协会、中国长江三峡集团有限公司、中国冶金科工集团有限公司、中知（北京）认证有限公司、北京诺君安信息技术股份有限公司、苏州华太电子技术股份有限公司。
本文件起草人: 吕庭彦、卢鹏起、马鸿雅、王文静、李牧、陈荣敏、余平、王伟、邢文超、韩小西、刘作信、马琳、刘瑞东、冯丝雨、董磊、施小雪、杨芳、林婧弘、张其函。
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II
引 言 01.总则 技术信息在组织的各类活动中起到十分重要的作用，其内容和应用十分广泛。根据需要，技术信息可以利用专利保护、可以作为技术秘密来保护，也可以通过著作权保护。存证是利用加密技术对证据进行固化、存取、验证的活动，已成为司法证明活动的重要组成部分。技术信息存证可以为组织在多种情形下提供证据，在专利申请时证明属于在先发明，在处理技术秘密纠纷时证明技术秘密权属和具有保密性，在奖项申报、项目评审等过程中证明数据是真实存在的。 本文件提供的技术信息存证服务过程无通过网络传输技术信息的情况，从而避免了组织对技术信息泄露的担忧。 02.与其他标准的关系 本文件与中国专利保护协会组织制定的其他标准共同组成技术信息保护的系列标准，内容如下： （1）T/PPAC 701《企业商业秘密管理规范》为组织开展技术信息中的商业秘密管理提供指导，为正确实施本文件提供技术支撑；
（2）T/PPAC 702《技术秘密管理师职业技能标准》为组织开展技术秘密管理的人员能力建设提供指导，为正确实施本文件提供人员保障；
（3）T/PPAC 704《专有技术认定指南》为组织开展专有技术认定提供指导，进一步发挥技术信息存证的作用。 这些标准既可以相互支撑，也可以独立使用。
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1
技术信息存证服务指南
1 范围
本文件规定了提供技术信息存证服务的组织要求、条件、服务过程、服务质量评价等，也可用于其它信息的存证服务。
本文件适用于开展技术信息存证服务的组织，其他组织可参照本文件执行。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
T/PPAC 701 企业商业秘密管理规范
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
3.1
技术信息 technical information
与技术有关的结构、原料、组分、配方、材料、样品、样式、植物新品种繁殖材料、工艺、方法或其步骤、算法、数据、计算机程序及其有关文档等信息。
注1：《最高人民法院关于审理侵犯商业秘密民事案件适用法律若干问题的规定》第一条。 注2：可以利用专利保护、可以作为技术秘密来保护，也可以通过著作权保护。
3.2
存证 evidence preservation
依照规范的程序对纸质文件、图纸、图片，样品，电子文件、网页、音视频等进行核验、处理、固化，发放存证证书作为司法、行政执法等凭证的活动。
注：一般包括实物数据存证和电子信息存证。
3.3
技术信息存证 technical information evidence preservation
对技术信息进行存证的活动。
3.4
实物信息存证 physical data preservation
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2
对纸质文件、图纸、图片等纸质载体或样品等实物载体的技术信息进行存证的活动。
3.5
电子信息存证 electronic data preservation
对电子文件、音视频、网页等电子载体形式的技术信息采用符合国家密码管理主管部门审核批准的密码算法对数据杂凑运算后进行存证的活动。
4 存证服务组织
4.1存证服务组织
设立存证服务组织，应具备下列条件：
a)
具备服务全国的能力、依法设立的全国性社会团体；
b)
有规范的名称和相应的机构；
c)
有固定的场所；
d)
具有通过加盖有公信力和可信时间戳的印章证明存证信息的能力；
e)
有具备存证服务能力的工作人员；
f)
有开展存证业务所必需的资金；
g)
建立业务、财务、资产等管理制度，对工作人员的行为进行监督，建立过错责任追究制度。
4.2存证服务组织的禁止性行为
存证服务组织不应有下列行为：
a
）为不真实、不合法的事项出具存证证明；
b
）毁损、篡改存证电子信息或实物信息；
c
）以诋毁其他存证服务组织或支付回扣、佣金等不正当竞争手段争揽存证业务；
d
）泄露在存证活动中知悉的国家秘密、商业秘密或个人敏感信息；
e
）法律、法规禁止的其他行为。
5 存证服务提供条件
5.1存证服务场所
5.1.1存证服务场所条件
存证服务组织的存证服务场所，应具备以下条件：
a）明确、固定，并向社会公开；
b）具备足够的空间场地，包括但不限于存证服务工作人员办公空间、现场存证场所、资料存储空间、咨询服务窗口等；
c）采取措施防止失泄密；
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d）符合国家规定的消防安全条件。
5.1.2存证服务设备设施条件
存证服务场所应具备完善的存证服务所需工具，包括但不限于计算机软硬件、互联网设施、密码设施、存证数据承载载体的生成及查验设备、日常办公设备等。
5.2存证服务人员
5.2.1存证服务人员条件
担任存证服务人员，应具备下列条件：
a
）具有中华人民共和国国籍；
b
）年龄二十二周岁以上六十五周岁以下；
c
）公道正派，遵纪守法，品行良好，无故意犯罪或职务犯罪记录、被开除公职等情况；
d
）经过专业的教育培训，熟悉存证业务流程，能胜任存证工作职责。
5.2.2存证服务人员的禁止性行为
存证服务人员不应有下列行为：
a
）私自出具存证证明；
b
）为不真实、不合法的事项出具存证证明；
c
）毁损、篡改存证电子信息或实物信息；
d
）泄露在存证活动中知悉的商业秘密或个人敏感信息；
e
）法律、法规禁止的其他行为；
f
）为本人、近亲属或本人、近亲属的利益相关方出具存证证明。
6 存证服务过程
6.1 拟存证技术信息的管理要求
存证申请主体（包括个人、法人或其他组织）应对拟存证的技术信息开展合理的保密管理工作，包括但不限于：
a）建立合理的保密管理制度；
b）定期对技术信息进行清点登记，形成《技术信息登记表》；
c）对承载技术信息的载体进行封存、备份和存档管理，封存效力应达到不可编辑、不可移动、不可删除、不可变造、不可重制、不可毁损与不可遗失的要求，备份过程应保留操作日志等记录，存档管理应确保载体的真实性、可靠性、完整性与可用性；
d）对《技术信息登记表》中记载的技术信息采取合理的保密措施，包括但不限于：
——签订保密协议或者在合同中约定保密义务；
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——通过章程、培训、规章制度、书面告知等方式，对能接触、获取商业秘密的员工、前员工、供应商、客户、来访者等提出保密要求；
——对涉密的厂房、车间等生产经营场所限制来访者或者进行区分管理；
——以标记、分类、隔离、加密、封存、限制能接触或者获取的人员范围等方式，对商业秘密及其载体进行区分和管理；
——对能接触、获取商业秘密的计算机设备、电子设备、网络设备、存储设备、软件等，采取禁止或者限制使用、访问、存储、复制等措施；
——要求离职员工登记、返还、清除、销毁其接触或者获取的商业秘密及其载体，继续承担保密义务；
——采取其他合理保密措施。
6.2申请
6.2.1提出申请
存证申请主体（包括个人、法人或其他组织）应提交存证申请主体签字或盖章的存证申请书，申请书包括但不限于以下信息：
——存证载体的名称或编码；
——存证申请主体的全称；
——对技术信息开展保密管理的相关证明材料或承诺。
6.2.2签署协议
存证服务组织应对首次提出存证服务申请的个人、法人或其他组织进行实名身份核验，签署有效的服务协议。
a
）存证申请主体是个人的，应提供自然人的身份证明；
b
）存证申请主体是法人的，应提供法人的营业执照复印件及其法定代表人的身份证明；
c
）存证申请主体是其他组织的，应当提供资格证明及其负责人的身份证明。
6.1.3递交存证信息载体
a）存证信息载体的形式应为实物信息载体或电子信息载体，内容可包括记载技术信息的载体及技术信息载体的各项产生、保存及保护记录。
——纸质文件、图纸、图片等实物信息存证应打印、复印或蓝晒在纸质载体上，并应确保纸质载体不可更改；样品等实物数据存证应提交完整的样品及其外包装。实物信息由存证申请主体自行保存，存证服务组织不负责保存该实物数据；
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——电子信息存证应提交存证电子信息通过杂凑运算得到的完整性验证信息的打印件，打印件需经申请主体签字盖章。该电子信息由存证申请主体自行保存，存证服务组织不负责保存该电子信息；
b）提交的存证信息载体应为存证信息的原始载体或原始载体的复制品或复制件，且真实、完整、充分；
c）存证信息载体中的数据应可被验证和追溯。
6.3 存证信息载体核验
存证服务组织应在存证申请主体经办人的见证下对存证申请主体提供的载体进行核验。核验时，应由两名存证服务人员分别核验一次。
a）纸质信息载体核验的内容包括：
——存证文件总页数；
——页码是否连续；
——文件内是否有空白页或空白处；
b）电子信息载体无需进行内容核验；
c）实物信息载体核验的内容包括样品及其外包装的完整性。
6.4 存证数据生成
a）存证数据包括但不限于：统一社会信用代码、存证日期等；纸质信息存证数据还包括资料编号、资料页码，电子信息存证数据还包括采用符合国家密码管理主管部门审核批准的密码算法对存证电子信息通过杂凑运算得到的完整性验证信息；
b）存证数据生成时，应确保时间可信，即生成的可信时间标识应从国家可信时间源进行授时和守时；
c）存证数据应包含存证服务组织和存证服务人员的签名；
d）存证数据应能和特定用户进行关联，即具有特定用户的信息；
e）存证数据的承载载体应具备防伪造和变造功能、防止整体复制功能，可进行高效、安全、可靠的数据存储与运算；
f）存证数据应能与存证信息载体进行关联。
6.5 出具存证证书
存证服务组织完成存证过程后打印回执，经经办人签字确认后出具包含存证数据的存证证书。
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6.6 存证数据的管理
存证服务组织应：
a）定期对存证数据进行备份；
b）根据存证主体需求将存证数据传递至司法、行政执法等。
组织可对存证数据的准确性及完整性进行查验。
6.7 重新进行存证的情形
存证申请主体如发现原本已提交且已完成存证信息的载体存在下列情形时，可重新进行存证：
——纸质信息载体毁损；
——电子信息逻辑运算得到的不可逆信息失效；
——其他需要重新存证的情形。
6.8 技术信息权属的变更
技术信息的权属发生变更时，应向存证服务组织提出权属变更申请，并提供权属变更证明材料。存证服务组织审核通过后，重新制作存证证书及回执。权属变更证明材料包括：
——存证申请主体因权利归属纠纷发生权利转移发生变更的，如果纠纷是通过协商解决的，应当提交双方当事人签名或盖章的权利转移协议书及有效公正文书；如果纠纷是通过人民法院判决解决的，应当提交发生法律效力的人民法院判决书；如果纠纷是通过仲裁解决的，应当提交具有法律效力的仲裁裁决书；
——因权利的转让或赠予发生权利转移，要求变更技术信息权利人的，必须提交转让或赠予合同的原件或经公证的复印件；
——存证申请主体为法人的，因其合并、重组、分立、撤销、破产或改制而引起的权属变更必须出具具有法律效力的文件；
——存证申请主体因死亡而发生继承的，应当提交公证机关签发的当事人是唯一合法继承人或者当事人已包括全部法定继承人的证明文件。
7 存证服务质量评价
7.1 总则
存证服务组织应定期评价服务质量，确定和选择改进机会，并采取必要措施，以满足顾客要求和增强顾客满意，包括：
a）建立评价指标体系及评价标准；
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b）改进服务，以满足要求并应对未来的需求和期望；
c）纠正、预防或减少不利影响。
7.2 存证服务质量评价指标
存证服务组织可从专业知识、技能水平、服务流程、服务态度、反应速度、意见反馈、高效配合等方面综合评价存证服务的质量：
专业知识：对存证、技术秘密管理等领域能提供专业的知识和建议；
技能水平：能解决客户的问题，不断提升技能水平；
服务流程：能遵循统一规范的服务流程，保证服务质量的标准化；
服务态度：能友好、热情、耐心、有效的沟通和解决问题；
反应速度：对客户的询问、投诉、建议等做出反应的速度；
意见反馈：在存证服务完结后能主动询问客户是否满意，并收集反馈客户的意见和建议；
高效配合：能及时将客户的问题转达给相关部门，高效配合完成客户问题的解决。
7.3 存证服务质量评价流程
存证服务组织应建立存证服务质量评价流程，定期开展存证服务质量评价，以持续提升存证服务质量。
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参考文献
[1] GB/T 1.1 标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则
[2] GB/T 20000.1 标准化工作指南 第1部分：标准化和相关活动的通用术语
[3] GB/T 20004.1 团体标准化 第1部分 良好行为指南
[4] T/CAS 1.1 团体标准的结构和编写指南