DB12∕T 1449-2025 电子公文数据智能化管理规范

以下是《电子公文数据智能化管理规范》（DB12/T 1449-2025）的详细内容总结，严格依据标准原文结构展开：

​​一、范围​​

规定电子公文数据智能化管理的基本功能规范，涵盖​​资源管理、应用管理、安全要求​​三大核心模块。适用于机关、企事业单位、社会团体对电子公文管理的规划、设计、开发和应用，为建设单位提供技术依据。

​​二、规范性引用文件​​

核心引用标准：

• ​​GB/T 33190​​（电子文件版式文档格式规范）
• ​​GB/T 41867​​（人工智能术语定义）

​​三、术语与定义​​

关键概念：

1. ​​电子公文​​：数字形式存储，依赖计算机系统处理的公文。
2. ​​版式​​：文字、图形等按规则固化呈现的格式。
3. ​​人工智能（AI）​​：智能系统机制与应用的研究开发。

​​缩略语​​：

• OFD（开放版式文档）、OCR（光学字符识别）、NLP（自然语言处理）

​​四、技术架构​​

• ​​基础资源​​：国产化软硬件环境
• ​​核心功能​​：
  • ​​资源管理​​（数据采集、存储、管理）
  • ​​应用服务​​（智能检索、写作、问答等）
  • ​​安全要求​​（存储、传输、系统安全）
• ​​接口能力​​：支持业务系统调用（如文件搜索、智能纠错等）
  

分为资源管理、应用管理、安全要求三大模块：

​​五、资源管理要求​​

• ​​电子文件采集​​：
  • 方式：实时传输、定时同步、手动上传
  • 格式要求：非OFD文件（如PDF/DOC/图片）需转换为GB/T 33190标准OFD格式
  • 功能：文档上传、自动采集、格式转换（详见表1）
• ​​纸质件采集​​：
  • 流程：扫描→OCR文字识别→标准化处理→OFD转换
  • 功能：OCR识别、标准化处理（详见表2）
• ​​第三方数据接入​​：
  • 方式：线下数据包导入，提取元数据并转换为OFD格式（详见表3）
• ​​数据质量检测​​：
  • 检测项：合规性（OFD格式）、真实性（签章）、完整性（元数据）、可用性（可访问）
  • 功能：自动检测、人工修复（详见表4）

• ​​结构化数据​​：元数据、标签等分词分段存储（表5）
• ​​非结构化数据​​：OFD格式文件分级存储（表6）
• ​​分库存储​​：
  • 架构：1个原文库 + N个主题库（基础信息库、共享资源库等）
  • 管理功能：新建库、权限控制、检索条件配置（表7）

• ​​目录管理​​：层级化分类，支持新建/移动/权限设置（表8）
• ​​元数据管理​​：核心元数据与扩展元数据的识别、维护、导入导出（表9）
• ​​标签管理​​：支持基础/组合/业务标签，自定义分类（表10）
• ​​模板管理​​：预置模板与自定义模板的插入、下载（表11）
• ​​范文管理​​：分类上传、关键词检索、范文引用（表12）
• ​​敏感词管理​​：敏感词维护、适用范围配置、批量导入（表13）
• ​​素材管理​​：添加/删除素材，标签分类（表14）

​​六、应用管理要求​​

• 多维度检索：文件类型、主题、时间、紧急程度
• 以文搜文：基于NLP和AI的相似文件搜索

• 技术：自然语言处理与语义理解
• 功能：上传文档、范围选择、重复率分析、结果定位（表15）

• 功能：推荐问题、自主提问、答案插入/复制（表16）

• ​​基础功能​​：在线阅读、文档信息展示、附件查看（表17）
• ​​关联阅读​​：实体提取（机构/人物）、相关文档推荐（表18）
• ​​公文借阅​​：申请→审批→归还全流程管理（表19）

• ​​模板引用​​：行政/事务公文模板插入（表20）
• ​​范文引用​​：分段插入或全文引用（表21）
• ​​素材引用​​：政策文件、重要讲话等分类插入（表22）
• ​​智能成文​​：AI生成大纲、续写、润色（表23）
• ​​智能校对​​：错误定位、一键替换、修改记录（表24）

• 功能：文档上传、重复段落分析、结果导出（表25）

• 能力：客户端文档问答、摘要生成、查重（表26）

​​七、安全要求​​

1. ​​存储安全​​：
   • 分布式对象存储 + 多副本冗余
   • 全量/增量备份策略
2. ​​文档使用安全​​：
   • 无缓存机制（文件不落地）
   • 水印、加密（密码/Ukey/证书）、权限控制
3. ​​传输安全​​：
   • HTTPS协议 + 国密算法加密
   • 统一身份认证
4. ​​系统安全​​：
   • 身份验证、访问控制、实时监控与审计

​​八、参考文献​​

引用12项关键标准（如GB/T 33480党政机关元数据规范、GB/T 39362电子公文归档规范等），确保与国家标准体系衔接。

​​总结特点​​：

1. ​​全流程覆盖​​：从采集、存储到应用、安全，规范电子公文智能化管理全周期。
2. ​​国产化适配​​：依托国产软硬件，强调OFD格式统一。
3. ​​AI深度集成​​：NLP、OCR、语义分析等技术赋能检索、写作、校对等场景。
4. ​​强制性与可选性结合​​：功能要求明确标注"必选"（如格式转换）与"可选"（如智能问答）。