T/UNP 351-2024 企业电子文件智能分档存储系统技术规范

ICS 35.240.20
UNSPSC 43.23.30
CCS L 73
团体标准
T/UNP 351—2024
企业电子文件智能分档存储系统技术规范
Technical specification for intelligent grading storage system for enterprise electronicdocuments
2024 - 12 - 05 发布 2024 - 12 - 05 实施
中国联合国采购促进会 发布

目次
前言 ................................................................................ III
引言 ................................................................................. IV
1 范围 ............................................................................... 1
2 规范性引用文件 ..................................................................... 1
3 术语和定义 ......................................................................... 1
4 总体架构 ........................................................................... 1
系统架构 ....................................................................... 1
硬件层 ......................................................................... 2
网络层 ......................................................................... 2
支撑层 ......................................................................... 2
运维层 ......................................................................... 2
应用层 ......................................................................... 2
安全层 ......................................................................... 2
接口层 ......................................................................... 2
5 功能要求 ........................................................................... 2
智能分档 ....................................................................... 2
智能归档 ....................................................................... 3
文件存储 ....................................................................... 4
6 性能要求 ........................................................................... 5
处理性能 ....................................................................... 5
可拓展性 ....................................................................... 6
四性要求 ....................................................................... 6
7 安全要求 ........................................................................... 6
数据加密 ....................................................................... 6
访问控制 ....................................................................... 6
容灾备份 ....................................................................... 6
安全性管理 ..................................................................... 6
8 接口要求 ........................................................................... 6
资源管理接口 ................................................................... 6
数据操作接口 ................................................................... 6
安全辅助接口 ................................................................... 6
应用管理接口 ................................................................... 7
电子归档接口 ................................................................... 7
9 运行与维护 ......................................................................... 7
运维要求 ....................................................................... 7
计划与方式 ..................................................................... 7
T/UNP 351—2024
II
10 持续改进 ........................................................................... 8
附录A（规范性） 电子文件归档交接文件 ................................................. 9
A.1 电子文件归档移交与接收登记表 .................................................... 9
A.2 归档目录清单 .................................................................... 9
参考文献 .............................................................................. 10
T/UNP 351—2024
III
前言
本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定
起草。
请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。
本文件由武汉特富科技有限公司提出。
本文件由中国联合国采购促进会归口。
本文件起草单位：武汉特富科技有限公司、武汉瑞然建筑工程有限公司、湖北增辉科技有限公司。
本文件主要起草人：王亮、魏汉闹、何应元、代秀玲。
T/UNP 351—2024
IV
引言
为助力中国企业参与国际贸易，推动企业高质量发展，中国联合国采购促进会依托联合国采购体系，
制定服务于国际贸易的系列标准，这些标准在国际贸易过程中发挥了越来越重要的作用，对促进贸易效
率提升，减少交易成本和不确定性，确保产品质量与安全，增强消费者信心具有重要的意义。
联合国标准产品与服务分类代码（UNSPSC，United Nations Standard Products and Services
Code）是联合国制定的标准，用于高效、准确地对产品和服务进行分类。在全球国际化采购中发挥着至
关重要的作用，它为采购商和供应商提供了一个共同的语言和平台，促进了全球贸易的高效、有序发展。
围绕UNSPSC进行相关产品、技术和服务团体标准的制定，对助力企业融入国际采购，提升国际竞争
力具有十分重要的作用和意义。
本文件采用UNSPSC分类代码由6位组成，对应原分类中的大类、中类和小类并用小数点分割。
本文件UNSPSC代码为“43.23.30”，由3段组成。其中：第1段“43”为大类，表示“信息技术广播
和电信”，第2段为中类，“23”表示“软件”，第3段为小类，“30”表示“操作环境软件”。
T/UNP 351—2024
1
企业电子文件智能分档存储系统技术规范
1 范围
本文件规定了企业电子文件智能分档存储系统的总体架构、功能要求、性能要求、安全要求、接口
要求、运行与维护、持续改进。
本文件适用于企业电子文件智能分档存储系统（以下简称“系统”）的建设。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，
仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本
文件。
GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求
GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范
GB/T 22239 信息安全技术 网络安全等级保护基本要求
GB/T 22240 信息安全技术 网络安全等级保护定级指南
DA/T 22 归档文件整理规则
DA/T 46 文书类电子文件元数据方案
DA/T 50 数码照片归档与管理规范
DA/T 70 文书类电子档案检测一般要求
DA/T 78 录音录像档案管理规范
GA/T 988 信息安全技术 文件加密产品安全技术要求
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本文件。
电子文件 electric document
国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办
理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。
[来源：GB/T 18894—2016，3.1]
电子文件归档 electronic document
办理完毕的具有凭证、参考和保存价值的电子文件提交、整理并以电子档案管理的过程。
[来源：DA/T 88—2021，3.6]
归档信息包 archiving submission information package
电子公文形成或办理部门在归档时按要求对电子公文及相关信息进行组织并向档案部门提交的信
息包。
[来源：GB/T 39362—2020，3.10]
4 总体架构
系统架构
系统应采用分布式系统架构，系统架构应符合图1的规定。
T/UNP 351—2024
2
安全层
接口层
应用层
智能分档
智能归档
文件存储
运维层
支撑层（操作系统、数据库、中间件）
网络层
硬件层
图1 系统架构图
硬件层
提供物理资源支持整个系统的运行，包括但不限于服务器、存储设备、网络设备等。
网络层
负责系统内部各层之间的高效数据传输和网络通信。
支撑层
选择稳定、可靠的操作系统作为系统运行的基础，使用中间件来实现应用层与支撑层之间的有效通
信和数据交换。
运维层
负责建立完善的运维管理体系，定期进行系统监控、性能评估和故障排查。
应用层
负责实现系统功能，包括但不限于智能分档、智能归档、文件存储。
安全层
负责借助数据加密、访问控制、审计追踪等安全技术，实现电子文件的安全和隐私保护。
接口层
提供标准化的接口，实现系统与其他外部系统或服务的集成。
5 功能要求
智能分档
5.1.1 电子文件应包括但不仅限于：
a) 业务系统内形成的原生电子文件；
b) 其他系统生成的电子文件；
c) 纸质文件数字化形成的电子文件。
5.1.2 可采集的电子文件应符合以下要求：
T/UNP 351—2024
3
a) 基于组织机构、人员角色划分，实现在表格填写、流转、审批；
b) 采用移动端、物联网设备产生的数据在满足条件的情况下，实现数据实时上传至业务系统，业
务系统应能对数据进行处理，保证数据真实性，同时捕获相应元数据；
c) 文件在流转、审批过程中使用可靠的电子签名手段，防止文件数据被非法篡改；
d) 文件在流转、审批过程中进行变更时，及时跟踪变更相关的电子文件及元数据，并保存形成的
重要变更依据文件材料、过程稿，对有关操作进行登记，并对其留存做出明确规定。
5.1.3 数码照片、录音录像文件应符合DA/T 50、DA/T 78 的规定。
5.1.4 文件根据归档范围自动采集办公自动化系统或协同办公平台中办结的电子文件的内容数据和元
数据，并且应符合以下规定：
a) 采集的文件元数据按DA/T 46 的规定，元数据采集以计算机自动采集为主，无法自动采集的元
数据可人工录入；
b) 采集的文件内容数据格式符合5.2.4 的规定，对于不符合格式要求的文件内容数据进行格式
转换。
智能归档
5.2.1 归档流程
5.2.1.1 总体流程
文件归档流程从文件采集后开始，到档案部门接收确认结束。归档流程应符合图2的规定。
文件采集后
整理组件
封装固化
归档检测
检测合格是提交归档
否
接收检测
检测合格
接收确认
是
存储系统
否
图2 归档流程
5.2.1.2 整理组件
应按DA/T 22的要求对电子文件进行以下整理内容：
a) 组件名词：电子文件以件为单位进行整理，存放至归档文件夹中，件内文件的构成以及件内文
件排序应按DA/T 22 的要求；
b) 编号：对完成组件的电子文件，按DA/T 22 的要求编制档号。
5.2.1.3 封装固化
应按归档信息包结构要求，对整理完毕的文件进行封装，形成归档信息包。可通过可信时间戳和数
字摘要等技术手段形成归档信息包的验证信息。生成的验证信息应单独保存，并与归档信息包建立关联。
5.2.1.4 归档检测
应按DA/T 70的要求对归档信息包进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，并记录检测时间、
检测结果等信息。
T/UNP 351—2024
4
5.2.1.5 提交归档
文件形成或办理部门应清点、核实电子文件的保管期限、数量等信息，并根据清点和检测结果登记
《电子文件归档移交与接收登记表》，形成归档目录清单。文件形成或办理部门应将归档信息包连同《电
子文件归档移交与接收登记表》一同向档案部门提交归档。交接文件应符合附录A的规定。
5.2.1.6 接收检测
档案部门应按DA/T 70的要求对归档信息包进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，记录检测
时间、检测结果等信息，对于不符合要求的归档信息包应予以退回，并注明退回原因。
5.2.1.7 接收确认
档案部门应清点、核实文件的保管期限、数量等信息，根据清点和检测结果登记《电子文件归档移
交与接收登记表》，接收符合要求的归档信息包，完成归档工作。
5.2.2 归档方式
应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档的方式。
5.2.3 归档时间
5.2.3.1 系统文件归档可选择实时归档和定期归档。
5.2.3.2 实时归档应在电子文件形成的同时归档。
5.2.3.3 定期归档可根据情况选择周期。
5.2.4 归档格式
5.2.4.1 应以通用格式归档文件，具备格式开放、绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特
点，能支持向长期保存格式转换。
5.2.4.2 文件归档格式应符合GB/T 18894—2016 中8.3 的规定。
5.2.4.3 归档的电子文件应能在脱离原生系统的环境下正常读取与使用。
5.2.5 归档要求
5.2.5.1 基本要求
文件归档功能应包括文件采集、整理、封装、归档检测、移交、接收检测和接收等。电子文件归档
功能的设计实现参见GB/T 39362—2020的附录A。
5.2.5.2 建设方式
电子文件归档功能应作为一个功能模块嵌入办公自动化系统中。
文件存储
5.3.1 整理
5.3.1.1 应基于系统内置整理规则和整理功能，由电子文件形成部门自动或人工完成电子文件及其组
建的整理活动，包括分类、排序、划定保管日期等。
5.3.1.2 应对电子文件与纸质文件进行同步整理、审核、汇总成套等工作。
5.3.1.3 电子文件的整理应按照GB/T 11822 的要求形成分类目录和文件总目录。
5.3.2 入库
5.3.2.1 应对整理完成的电子文件进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。
5.3.2.2 检测合格的电子文件，应由系统自动转为入库状态。
5.3.3 存储
5.3.3.1 系统可参照纸质文件分类方案进行分类，集中有序地存储电子文件。
5.3.3.2 采取在线存储电子文件时，应配备相应的运行环境。
T/UNP 351—2024
5
5.3.3.3 在线存储应定期扫描、诊断，发现问题并及时处理。
5.3.3.4 电子文件的存储应符合GB/T 18894—2016 中9.1 的规定。
5.3.4 备份
5.3.4.1 重要的电子文件应当异地异质备份。
5.3.4.2 应同时备份保障数据恢复的管理系统与应用软件。
5.3.4.3 电子文件的备份应符合GB/T 18894—2016 中9.2 的规定。
5.3.5 利用
5.3.5.1 应建立电子文件利用制度，对利用的范围、方式、对象、审批等做出规定。
5.3.5.2 电子文件保管单位应建立专门的电子文件数据利用库，与长期保存的电子文件数据库分离。
5.3.5.3 应根据职务、职责等要求为利用者设置相应的利用权限，并在利用权限允许范围内检索、浏
览复制、下载电子文件及其元数据。
5.3.5.4 对电子文件采取在线利用方式时，应实行审批和登记程序，建立可溯源的审计跟踪记录确保
电子文件不会超授权利用、复制或公布。
5.3.5.5 电子文件及其元数据的存储介质的使用应在文件部门的监控范围内。
5.3.6 统计
文件部门应对接收、保管、利用等情况进行统计并建立台账，应符合GB/T 18894—2016中9.4的规
定。
5.3.7 鉴定
5.3.7.1 应定期对电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行鉴定。
5.3.7.2 文件部门应根据文件保管期限表进行电子文件销毁鉴定，提出鉴定对象的续存或销毁意见，
必要时可协商相关职能部门。
5.3.7.3 鉴定意见应经上级领导或主管部门审核、批准后方可实施。
5.3.8 转换与迁移
电子文件及其元数据的转换或迁移，应符合GB/T 18894—2016中10.2的规定。
5.3.9 移交与销毁
5.3.9.1 电子文件的验收与移交参照《电子档案移交与接收办法》等有关规定执行。
5.3.9.2 电子文件及其元数据的销毁，应符合GB/T 18894—2016 中10.3 的规定。
6 性能要求
处理性能
6.1.1 高效性
系统应能对数据进行高效处理，能快速进行大量电子文件的智能识别、分类、存储和检索等操作。
6.1.2 并发性
在多个用户同时访问系统时，系统应能保持稳定的响应速度和数据处理能力，维持用户操作的流畅
性和效率。
6.1.3 识别准确率
系统采用的智能识别技术应具备较高的准确率，准确提取文件内容中的关键信息。
6.1.4 分类准确性
系统应能根据预设的分类规则和算法，对电子文件进行准确分类，确保文件能按正确的类别进行归
档。
T/UNP 351—2024
6
可拓展性
系统应具备支持快速增加节点或资源的可扩展性。
四性要求
6.3.1 真实性
系统应保留电子文件的原始性和真实性，维护电子文件的元数据准确无误，并支持内容验证。
6.3.2 完整性
系统应维护电子文件的格式和结构完整性，使电子文件在存储、传输中不丢失、不损坏。
6.3.3 可用性
系统应提供用户友好的界面和流程，具备数据恢复机制，实现文件易于访问、数据实时可用。
6.3.4 安全性
系统应部署防篡改和防病毒措施，保护系统免受恶意攻击。
7 安全要求
数据加密
系统应采用GA/T 988规定的加密技术，对电子文件进行加密存储和传输。
访问控制
系统应建立完善的访问控制机制，对用户进行身份认证和权限管理，防止未经授权的访问和操作。
容灾备份
系统应建立完善的容灾备份机制，在硬件故障、自然灾害等情况下实现数据的完整性和可用性。
安全性管理
系统安全性管理应分为一般安全要求和存储安全要求：
a) 一般安全要求：系统安全性应符合GA/T 988—2012 中5.4 的规定；
b) 存储安全要求：系统存储电子文件应符合GB/T 22239、GB/T 22240 的规定。
8 接口要求
资源管理接口
8.1.1 系统应提供对计算资源、存储资源、网络资源的申请功能。
8.1.2 系统应提供对已申请资源的使用功能。
8.1.3 系统应提供对已注销资源的释放功能。
8.1.4 系统应提供对运行中资源的监控功能。
数据操作接口
8.2.1 系统应针对不同的数据存储要求，提供全量、增量的写入功能。
8.2.2 系统应依据业务处理要求，对状态变更的数据提供逐条、批量的逻辑删除功能。
8.2.3 系统应在过程数据发生变更时，提供满足不同结构数据的全量、增量更新功能。
8.2.4 系统应具备对各种结构化数据、非结构化数据和半结构化数据的读取查询功能。
8.2.5 系统应能针对报表呈现的数据要求，提供业务数据的统计分析功能。
安全辅助接口
8.3.1 系统应具备验证用户真实身份和权限范围的能力。
T/UNP 351—2024
7
8.3.2 系统应具备访问速率限制、访问次数限制及峰值保护等能力。
8.3.3 对具有写入权限的接口，系统应具有验证输入、输出内容的能力。
8.3.4 系统应具备安全审计功能，如访问异常检测能力、接口访问行为检测能力等。
8.3.5 接口鉴权应具备时效性，对于异常访问应限制最高错误次数。
应用管理接口
8.4.1 系统应具备应用创建功能，实现应用实例的创建过程，包含应用上传、应用调试、应用验证、
应用部署、应用配置和应用发布。
8.4.2 系统应具备应用操作功能，对已创建的应用实例，实现实例统计、实例查询、实例启动、实例
更新、实例停止和实例销毁。
8.4.3 系统应具备应用关联功能，对应用实例关联的数据源和服务提供绑定与解除绑定的功能。
8.4.4 系统应具备应用监控功能，实现对运行的应用进行监控，包括运行状态、会话控制、异常告警、
日志审计和阈值监控。
电子归档接口
8.5.1 电子文件形成或办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案部门
提交归档，归档时间最迟不应晚过电子文件形成后的第2 年6 月。
8.5.2 系统应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，通过电子档
案管理系统客户端或归档接口完成电子文件及其元数据的归档。
8.5.3 系统应结合业务系统、电子档案管理系统运行网络环境以及本单位实际，确定电子文件及其元
数据归档接口并作出书面说明，归档接口包括但不限于：
a) Web service 归档接口；
b) 中间数据库归档接口；
c) 归档电子文件及其元数据的规范存储结构。
9 运行与维护
运维要求
9.1.1 基础设施
系统应定期评估基础设施性能，制定故障维护预案和应急预案，及时消除可能的故障隐患、威胁。
9.1.2 数据维护
系统应制定数据应急处置预案，提供数据存储、数据访问、数据通信、数据交换等安全，制定备份、
容灾、恢复等功能。
9.1.3 性能维护
应以15 d为周期，定期对系统性能进行评估。根据实际情况进行基本安全防护评估或增强安全防护
评估。
计划与方式
9.2.1 维护计划
应根据服务内容，并结合业务需求与服务能力制定维护计划。
9.2.2 问题管理
9.2.2.1 问题识别
系统应监测、记录、识别、分析系统出现的或潜在的问题，查找引起问题的原因，建立问题处置流
程降低系统运行的风险。
T/UNP 351—2024
8
9.2.2.2 问题控制
系统应根据问题的性质分类，确定问题的影响和程度，按优先级定义排队，制定问题解决方案。
9.2.2.3 问题追踪
系统应跟踪问题处置流程，及时改进和完善。
9.2.2.4 协调管理
在问题管理中，应协调服务中心对变更管理和问题管理记录归档，促进预防、解决、协调和管理。
9.2.3 维护方式
系统维护方式包括但不限于：
a) 需求确定：依据维护计划，确定系统维护服务的类型、内容，明确维护服务的目标和对服务能
力的要求，建立维护服务管理流程；
b) 维护支持：依据维护计划，采取不同等级的维护服务和技术支持；
c) 维护周期：实时、快速响应用户的维护请求，采取定期与非定期维护；
d) 维护形式：远程维护、现场维护等。
10 持续改进
依据第5章～9章规定的要求，定期开展企业电子文件智能分档储存系统的功能、性能、安全、接口、
运行与维护方面的评价，审查不合格项，并有针对性地采取纠偏措施并持续改进。
T/UNP 351—2024
9
附录A
（规范性）
电子文件归档交接文件
A.1 电子文件归档移交与接收登记表
电子文件归档移交与接收登记应符合表A.1的规定。
表A.1 电子文件归档移交与接收登记表
单位名称
交接工作名称
内容描述
归档时间 归档电子文件门类
归档电子文件数量 数据量（GB）
归档方式
检测内容 归档部门 接收部门
真实性检测
完整性检测
可用性检测
安全性检测
技术方法与相关软件说明登
记表、软件、说明资料检测
填表人（签字）
部门（盖章）
注： 填写说明：
1.单位名称：电子文件归档单位名称；
2.交接工作名称：按归档部门、归档的年度、批次等内容描述本次交接工作；
3.内容描述：归档电子文件内容、数据类型、格式、过程等说明事项；
4.归档时间：电子文件归档完成时间；
5.归档电子文件门类：文书、科技、专业、声像、电子邮件、网页、社交媒体、其他；
6.归档电子文件数量：归档的电子文件总数；
7.数据量：一般以GB为单位，精确到小数点后3位；
8.归档方式：在线归档、离线归档；
9.真实性检测：检测归档电子文件的来源真实性、元数据准确性、内容真实性、元数据与内容关联一致性及归档信
息包真实性等；
10.完整性检测：检测归档电子文件数据总量、元数据和内容完整性及归档信息包完整性等；
11.可用性检测：检测归档电子文件的元数据、内容可用性、软硬件环境及归档信息包可用性等；
12.安全性检测：检测归档信息包病毒及归档过程安全性等；
13.技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检测：检测电子文件归档移交与接收的技术环境信息。
A.2 归档目录清单
归档目录清单应符合表A.2的规定。
表A.2 归档目录清单
批次编号：
序号 档号 文件编号 文件题名 责任者 形成时间 密级 电子全文数 备注
T/UNP 351—2024
10
参考文献
[1] GB/T 39362—2020 党政机关电子公文归档规范
[2] 档案信息系统安全等级保护定级工作指南 国家档案局办公室 档办发(2013年第5号)
[3] 档案信息系统安全保护基本要求 国家档案局办公室 档办发(2016年1号)
[4] 电子档案移交与接收办法 国家档案局办公室 档办发(2012年7号)